Manfaat dan Cara Membuat Purchase Order

March 13, 2018 Accounting

Purchase order adalah dokumen atau lembar kerja yang berisi rangkuman dari barang atau jasa yang ingin dibeli dari supplier. Umumnya, dokumen ini hadir dalam bentuk form (purchase order form) dan dibuat oleh Anda yang bertindak sebagai pembeli dan dikirim ke supplier selaku penjual. Purchase order mungkin terlihat seperti pekerjaan yang tidak penting, terutama bagi pelaku usaha skala kecil, padahal purchase order berperan sebagai dokumen hukum yang dapat mengklarifikasi dan mencegah adanya pelanggaran hukum seiring dengan berkembangnya hubungan antara pembeli dan supplier.

Sepintas, purchase form memiliki peranan yang mirip dengan invoice meskipun sebenarnya dua hal ini sangat berbeda. Pasalnya, invoice merupakan faktur yang berisi rangkuman barang dan jasa yang telah dibeli oleh pembeli dan dikirim setelah purchase order (PO) disetujui dan transaksi pembayaran telah diselesaikan.  Jika harus memilih mana yang lebih penting antara purchase order form atau invoice, maka keduanya sama pentingnya dan dibutuhkan oleh perusahaan Anda.

Sistem PO ini selain dilibatkan dalam urusan pembelian material untuk kegunaan produksi, juga terlibat aktif dalam pencarian dan pembelian peralatan, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas lainnya yang mendukung kelancaran produksi. Sistem ini dapat membantu Anda dalam menjaga ketersediaan dan stabilitas supply material, serta mengurangi biaya-biaya tak terduga seminimal mungkin.

purchase order, contoh purchase order, purchase order form, purchase form, PO, faktur, invoiceSudahkah Anda memaksimalkan penggunaan purchase form order dengan benar? (Source: Pexels)

  1. Pentingnya Purchase Order

    Setelah mengetahui beberapa manfaat pembuatan purchase order form, Anda tentu bertanya-tanya apakah ada dasar hukum yang memberi kekuatan PO untuk dianggap sebagai sebuah perjanjian antara pihak supplier dan pembeli? Jawabannya tentu saja iya.

    Menurut Prof. Hikmahanto Juwana, S.H., LL.M., Ph.D, pengajar di Fakultas Hukum Universitas Indonesia, PO bisa dianggap sebagai perjanjian, sebab setiap ketentuan dalam PO akan merujuk pada ketentuan umum dalam perjanjian awal jual beli tersebut, sehingga tidak perlu dibuat banyak dalam sekali perjanjian setiap kali terjadi transaksi jual beli yang menggunakan sistem PO.

    Bahkan, Prof. Hikmahanto juga menegaskan bahwa baik supplier maupun pembeli wajib membubuhkan tanda tangan pada dokumen aslinya meskipun di era teknologi seperti saat ini PO dapat dikirimkan melalui fax ataupun email. Pasalnya tanda tangan itulah yang menjadikan purchase order form ini memiliki kekuatan hukum.

  2. Prosedur dalam Purchase Order

    Dalam melakukan pembelian barang atau jasa dari supplier dengan sistem PO, ada beberapa prosedur yang harus dilakukan secara runtut agar tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Anda bisa memulai dengan memahami terlebih dulu kebutuhan material perusahaan dalam kurun waktu produksi tertentu, selanjutnya lakukan dengan:

    1. Memilih supplier terbaik melalui beberapa sumber, seperti direktori perdagangan, iklan, email penawaran diri dari pihak supplier itu sendiri, berpartisipasi di konvensi industri, ataupun meminta saran dari asosiasi dan forum bisnis.

    2. Lakukan pembelian atau dalam hal ini dinamakan purchase order atau PO, nantinya Anda akan mendapat purchase order form sebanyak rangkap enam, yaitu untuk supplier, pihak pemohon, petugas gudang, bagian akuntansi, bagian inspeksi, dan satu salinan lagi untuk disimpan sebagai arsip.

    3. Saat penerimaan barang, pastikan Anda mencocokan jumlah dan jenis barang sesuai dengan yang tercantum di dalam purchase order form.

    4. Setelah barang yang dipesan tersebut diterima sesuai dengan permintaan, Anda harus membayar faktur tagihan sesuai dengan nominal yang telah disepakati.

    5. Simpan purchase order form untuk memberi panduan pada pembelian selanjutnya.

  3. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Purchase Form

    Apabila ini adalah kali pertama bagi Anda untuk membuat PO, maka ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi kekeliruan yang memungkinkan timbulnya kerugian, antara lain:

    – Tuliskan identitas perusahaan pemesan dengan jelas di dalam PO, mulai dari nama pemesan, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email yang bisa dihubungi.

    Tuliskan secara terperinci dan detail barang-barang atau jasa akan Anda pesan, meliputi nama barang, jumlah, merek, dan informasi lainnya.

    – Cantumkan dengan jelas supplier yang dipilih.

    – Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.

    – Cantumkan nomor pesanan (purchase order) untuk memudahkan Anda melacak proses pemesanan.

    – Syarat dan ketentuan transaksi

  4. Cara Membuat Purchase Order dengan Software

    Ada banyak cara membuat PO yang bisa Anda lakukan, namun disarankan untuk tidak membuat PO dengan format template. Sebaliknya, Anda bisa menggunakan software accounting seperti Sleekr Accounting yang memungkinkan pembuatan purchase order form dengan fleksibilitas, kecepatan, dan kesederhanaan yang lebih baik.

    Untuk menggunakan fitur PO di software Sleekr Accounting, langkah-langkah yang bisa Anda lakukan adalah sebagai berikut:

    1. Log in menggunakan alamat email dan password yang telah didaftarkan terlebih dulu di Sleekr

    2. Klik di tab Transaksi lalu pilih option ‘Pesanan Pembelian’

    3. Klik tombol Buat Pesanan Pembelian untuk membuat pesanan pembelian (Purchase Order) baru

    4. Isi purchase form yang muncul di layar dengan detail informasi yang ditulis secara detail, jelas, dan terperinci

    5. Apabila semua data yang diisikan sudah sesuai, pilih option ‘Buat Invoice Baru’ untuk membuat invoice berdasarkan PO tersebut

    6. Klik ‘Simpan dan Setujui’, maka akan tampil invoice pembelian seperti berikut:

    purchase order, contoh purchase order, purchase order form, purchase form, PO, faktur, invoice

    7. Klik tombol dropdown untuk cetak purchase form tersebut dengan format PDF maupun excel

  5. Contoh Kasus Pembuatan Purchase Order Form

    Nah, kini Anda selesai membuat PO tadi dan bisa mengirimnya ke pihak supplier. Jika purchase order form tersebut diterima dan supplier telah setuju untuk menjual produk dengan jumlah yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli, pihak supplier kemudian mengeluarkan faktur atau invoice kepada pembeli berdasarkan purchase order form tersebut.

    Sebagai contoh, ada sebuah perusahaan tekstil yang perlu membeli bahan baru dari supplier untuk produk terbaru mereka. Perusahaan kemudian membuat PO untuk diajukan ke supplier yang dipilih sebagai pemasok bahan dan material yang dibutuhkan.

    Supplier setuju untuk memenuhi purchase order form tersebut dan mengirimkan bahan dan materi ke perusahaan tekstil tersebut beserta invoicenya. Setelah produk datang, sebagai pembeli, perusahaan tekstil tersebut wajib membandingkan barang yang datang dengan PO yang mereka kirimkan. Jika purchase order form dan barangnya sesuai, maka perusahaan tersebut wajib membayar tagihannya sesuai dengan nominal yang telah ditetapkan.

Meskipun terlihat cukup rumit dan menyita waktu untuk memesan barang dari supplier dengan menggunakan PO, namun pesanan pembelian dengan sistem PO ini justru akan memberi rasa aman dari tindakan penipuan. Selain itu, detail informasi yang dicantumkan dalam purchase form dapat mengamankan ketersediaan material dengan harga yang diinginkan.

Masih kesulitan dalam membuat purchase order? Jangan ragu untuk mendaftarkan bisnis Anda dengan Sleekr Accounting dan dapatkan segala kemudahan layanan akuntansi bisnis Anda, termasuk proses pembuatan purchase order yang lebih cepat dan tepat. Selamat mencoba!