Siklus hidup sebuah perusahaan tentu akan terus berjalan, tidak peduli seberapa lambat atau seberapa cepat proses yang terjadi. Setiap bagian pada perusahaan yang ingin berkembang, tentu harus terus beradaptasi dengan keadaan ‘lingkungan’ tempat di mana perusahaan tersebut berada. Pada satu titik tertentu, perusahaan akan memerlukan penggunaan aplikasi HRD untuk membantu kerja divisi HR secara keseluruhan.

Aplikasi HRD sendiri merupakan satu perangkat aplikasi terpadu yang digunakan secara integratif dalam pengelolaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan. Tentu, pengelolaan sumber daya manusia yang dimaksud adalah SDM dengan jumlah menengah hingga besar. Pada akhirnya, yang menjadi penentu waktu penggunaan aplikasi seperti ini adalah jumlah SDM yang ada.

Tim HR yang telah mengelola data SDM merupakan staf handal yang memiliki keahlian khusus. Tanpa mengesampingkan keahlian ini, penggunaan aplikasi HRD justru bertujuan untuk meringankan kerja divisi ini, dan meningkatkan workload pada saat yang bersamaan. Tentu tidak bisa dibayangkan betapa staff HR ketika harus berurusan dengan data dari ribuan karyawan yang jadi pekerja di perusahaan bukan?

Kehadiran aplikasi semacam ini sendiri, sangat bisa membantu pekerjaan divisi HR. Jika dijabarkan, berikut tugas HR yang akan sangat terbantu dengan penggunaan aplikasi HRD yang berkualitas dan cocok dengan perusahaan.

1. Pengelolaan Database

   Database karyawan merupakan data penting yang harus dikelola dengan baik karena menyangkut hajat hidup orang banyak. Data mengenai identitas, jabatan, golongan, masa kerja, tunjangan, cuti, pensiun, hingga detail kecil, semuanya ada pada database ini. Menjadi tugas HRD untuk melakukan pengelolaan, terkait dengan pengelompokan dan pengoptimalan arsip yang dimiliki.

   Penggunaan aplikasi pembantu tugas HRD ini bisa menjadi faktor boosting besar dalam tugas pengelolaan database. Pengarsipan database yang rapi, memungkinkan HRD untuk dengan mudah menemukan data terkait karyawan tertentu ketika ada keperluan. Database ini juga akan terintegrasi dan menjadi dasar untuk berbagai urusan seperti absensi, penghitungan gaji, serta cuti dan urusan ke HR-an lainnya.

2. Sistem Absensi Lebih Ringkas dan Efektif

   Aplikasi HRD biasanya juga dilengkapi dengan aplikasi khusus untuk karyawan yang disematkan pada perangkat smartphone masing-masing karyawan. Fungsi utamanya adalah untuk melakukan absensi, sehingga karyawan tak lagi perlu melakukan absensi dengan mengantri pada mesin fingerprint yang seperti selama ini dilakukan.

   HRD memiliki tugas untuk melakukan rekapitulasi pada absensi setiap harinya, kapan karyawan masuk, kapan mengambil jam istirahat, kapan mulai bekerja, kapan pulang, hingga pencatatan karyawan yang melakukan lembur. Data tersebut akan dengan rapi terekam melalui aplikasi yang terdapat pada smartphone setiap karyawan dan akan secara otomatis masuk pada pengelolaan data pusat di bagian HR. Dengan begini, tugas HR sangat dimudahkan, karena tak lagi harus berurusan dengan data carut marut yang dihasilkan dari model absensi kuno.

3. Pengajuan Cuti yang Praktis

   Tanpa mengurangi nilai fungsi dari staf HR sendiri, penggunaan aplikasi untuk membantu pengelolaan HR bisa sangat bermanfaat untuk mengurus cuti. Tadinya, proses cuti harus dilakukan dengan pengajuan secara langsung dengan surat tertentu, dengan menghadap bagian HR, kemudian memakan waktu sedemikian lama hanya untuk dilihat, baru kemudian jika cocok akan disetujui.

   Prosesnya? Memakan waktu hingga berminggu-minggu.

   Dengan kehadiran aplikasi HRD yang juga ada pada smartphone karyawan, pengajuan cuti bisa dilakukan jauh lebih praktis. Karyawan cukup menggunakan aplikasi yang dimilikinya untuk mengajukan cuti yang diinginkan. Karyawan juga bisa melihat jadwal cuti karyawan lain, sehingga dapat memperhitungkan sendiri kapan pengajuan cuti yang kira-kira mendapat kesempatan besar untuk disetujui.

   Cuti yang diajukan akan secara langsung masuk ke ‘meja’ HRD, dan bisa diproses secepatnya. Tanda tangan atau persetujuan pimpinan juga bisa diberikan hanya dengan melakukan interaksi dengan aplikasi yang ada, sehingga waktu yang diperlukan akan jauh lebih singkat.

4. Penghitungan, Pembayaran, dan Urusan Slip Gaji

   Soal gaji, selalu menjadi pekerjaan rumah untuk divisi HR setiap bulannya. Penghitungan insentif, potongan, iuran wajib seperti BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, serta banyak hal lain harus dilakukan dengan cermat agar setiap karyawan bisa mendapat haknya sesuai dengan kenyataan.

   Aplikasi HRD biasanya dilengkapi dengan fitur penghitungan dan pembayaran gaji. Setiap absensi dan segala macam faktor yang berpengaruh pada gaji bisa dikelola secara bersamaan sehingga HRD tinggal menerima hasil akhirnya  saja. Laporan absen akan masuk dan terhitung, lembur akan dihitung, potong gaji karena hal tertentu juga akan terhitung dengan praktis.

   Selain itu, aplikasi ini juga memberikan kemudahan pengiriman slip gaji pada karyawan, sekaligus pengarsipan slip gaji sehingga baik perusahaan maupun karyawan memiliki bukti transaksi yang jelas dan detail.

Kehadiran aplikasi HRD di dunia bisnis memang membawa pengaruh yang sangat baik, khususnya bagi HRD. Pekerjaan yang menjadi lebih ringan, memungkinkan HRD untuk bisa fokus pada hal strategis lainnya. Salah satu aplikasi yang memiliki fitur lengkap adalah Sleekr. Tidak hanya membantu HRD, Sleekr juga disertai dengan penghitungan BPJS Ketenagakerjaan dan Penghitungan PPh 21, sehingga memudahkan untuk urusan dengan sistem administrasi negara.