Aplikasi HRIS pilihan perusahaan Anda akan berfungsi lebih maksimal apabila memungkinkan karyawan memiliki akun personal. Keberadaan akun personal tersebut pada dasarnya turut memudahkan karyawan dalam mengakses informasi perusahaan yang dinilai relevan. Macam informasi yang ditampilkan pun dapat disesuaikan oleh pengelola HR yang bertindak sebagai admin. Pahami betul alasan mengapa perusahaan perlu menggunakan HRIS dengan akun khusus karyawan lewat uraian berikut.

1. Karyawan Dapat Menyesuaikan Informasi Personal  untuk Database Perusahaan

   

   Penggunaan HRIS dengan akun khusus karyawan mampu meminimalkan kesalahan informasi terkait data-data personal karyawan. Kesalahan informasi personal misalnya saja dapat terjadi apabila dalam perusahaan terdapat beberapa karyawan dengan nama yang mirip. Padahal, karyawan tersebut bisa jadi menduduki posisi atau jabatan yang berbeda dalam perusahaan. Perbedaan posisi atau jabatan ini turut berpengaruh pada perhitungan gaji karyawan itu sendiri.

   Akun khusus karyawan pada HRIS yang perusahaan Anda pilih membuat karyawan mengetahui informasi personal mereka masing-masing. Dengan demikian, si pemilik akun dapat turut berkontribusi dalam pembaruan data perusahaan Anda. Misalnya saja ketika karyawan Anda memutuskan untuk menikah sehingga statusnya tidak lagi lajang. Perubahan status karyawan semacam ini berpengaruh pada pengenaan PPh 21 yang mempertimbangkan jumlah tanggungan karyawan.

   Contoh lainnya adalah ketika karyawan magang di perusahaan Anda resmi diangkat sebagai karyawan tetap. Perubahan status semacam ini bisa saja berpengaruh pada jumlah jatah cuti yang diberikan serta jenis-jenis tunjangan sebagai tambahan gaji pokok. Ketika informasi personal karyawan yang tersimpan dalam database tidak sesuai dengan kondisi terbaru, karyawan dapat segera menyadari hal tersebut lewat akun personalnya.

2. Rahasia Perusahaan Lebih Terjaga

   Beberapa informasi perusahaan cenderung bersifat rahasia sehingga tidak boleh diakses oleh sembarang pihak. Keberadaan HRIS dengan akun khusus perusahaan dapat membatasi akses informasi perusahaan oleh pihak luar. Ketika karyawan membutuhkan informasi tertentu untuk dapat mendukung pekerjaannya, karyawan harus login dengan password khusus.

   Jenis informasi yang dapat diakses melalui layanan HRIS pun pada umumnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Karyawan dengan jabatan tertentu juga dapat diberikan akses khusus terkait informasi tertentu. Misalnya saja karyawan yang menyandang jabatan Manajer Keuangan. Pengelola HR dapat memberikan akses khusus terkait laporan keuangan perusahaan demi mendukung pekerjaannya. Laporan keuangan secara menyeluruh pun tidak dapat sembarangan diakses oleh karyawan yang tidak berkepentingan.

3. Pengajuan Cuti & Pencatatan Absensi Tersinkronisasi dengan Database

   Informasi yang terdapat pada akun khusus karyawan di HRIS pilihan perusahaan Anda tentu langsung ditampung dan dikelola dalam database perusahaan. Dengan kata lain, informasi tersebut tersinkronisasi dengan informasi perusahaan secara menyeluruh. Artinya, ketika karyawan mengajukan cuti, informasi tersebut langsung diproses lewat aplikasi HRIS. Pengelola perusahaan pun dapat segera mengetahui pengajuan cuti yang tersimpan dalam database berbasis cloud.

Selain cuti, pencatatan kehadiran juga dapat langsung ditampung dalam database perusahaan. Ketika ada karyawan yang terlambat, pengelola perusahaan dapat segera mengetahuinya lewat akun personal karyawan. Pemberian sanksi serta teguran pun menjadi lebih tepat sasaran. Di sisi lain, karyawan betul-betul dapat mengetahui alasan kenapa mereka mendapatkan sanksi dari perusahaan. Hal semacam ini membuat perusahaan dan karyawan mampu menjalankan hak dan kewajibannya secara sepadan.

Jika Anda masih belum menemukan HRIS yang memungkinkan pembuatan akun personal karyawan, Anda bisa mencoba layanan Talenta. Talenta merupakan layanan HR berbasis cloud yang mampu mengakomodir berbagai informasi penting perusahaan. Layanan tersebut juga memungkinkan pengelola HR bertindak selaku admin untuk kemudian membuatkan akun khusus untuk masing-masing karyawan perusahaan Anda. Kesalahan informasi perusahaan pun dapat dihindari hanya dengan satu aplikasi.

Dari segi fleksibilitas, Talenta juga dilengkapi dengan layanan mobile yang dapat diakses melalui smartphone pribadi. Layanan mobile ini memungkinkan karyawan melakukan pencatatan kehadiran, pengajuan cuti, serta klaim reimbursement tanpa ribet. Pencatatan kehadiran pun tetap dapat dilakukan di berbagai lokasi yang disepakati. Artinya, ketika karyawan harus terlibat meeting di luar kantor, pencatatan kehadiran tetap dapat dilakukan. Karyawan tersebut hanya tinggal mengirimkan foto diri melalui aplikasi dengan akun pribadi. Perusahaan kemudian dapat melacak lokasi karyawan sehingga mampu meminimalkan kecurangan data absensi. Jadi, tunggu apa lagi! Hubungi Mekari Talenta sekarang di sini dan rasakan manfaatnya!