Demi efektivitas kinerja perusahaan, tiap-tiap karyawan idealnya memiliki pembagian tugas yang jelas. Pembagian tugas semacam ini diwujudkan dalam bentuk beragam jabatan yang terdapat pada struktur organisasi perusahaan. Dalam struktur organisasi terdapat berbagai posisi yang kemudian diisi oleh karyawan dengan beragam kompetensi. Termasuk karyawan yang menduduki posisi sebagai General Affair atau GA. Namun demikian, seberapa jauh Anda mengenal peran seorang General Affair dalam pengelolaan perusahaan. Uraian berikut akan membantu Anda memahami seberapa penting posisi tersebut.

1. Dikenal Sebagai Bagian Dari Divisi Umum

   

   Secara garis besar, seorang General Affair berada dalam naungan divisi umum perusahaan. Beberapa perusahaan yang memiliki struktur organisasi sederhana bahkan menggabungkan GA dengan divisi lainnya seperti HRD. Penggabungan semacam ini bisa saja dilakukan lantaran tugas General Affair adalah mendukung berbagai hal terkait kegiatan operasional perusahaan. Artinya, seorang GA wajib memiliki kemampuan yang tidak jauh berbeda dengan divisi HR. GA harus dapat berkoordinasi dengan berbagai divisi yang ada di sebuah perusahaan.

2. Rincian Tugas General Affair

   

   Sebagaimana sudah sedikit disinggung pada poin pertama, tugas GA berkaitan erat dengan kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan operasional dalam hal ini berupa pengelolaan pengadaan barang serta jasa untuk mendukung kelancaran usaha. Barang yang dimaksud diantaranya berupa beragam peralatan serta perlengkapan kantor seperti alat tulis, perabot kantor, perangkat komputer atau laptop. Sementara untuk jasa dapat berupa penyediaan fasilitas tenaga kebersihan, office boy, atau petugas keamanan yang bisa saja direkrut dengan sistem outsourcing.

3. Memahami Prioritas Terkait Pengelolaan Anggaran

   

   Rincian tugas di atas membuat seorang general affair perlu memiliki kemampuan koordinasi yang baik. GA juga wajib memahami pengelolaan anggaran perusahaan terkait pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Mengingat keterbatasan anggaran perusahaan, seorang GA juga harus memahami prioritas pengadaan barang maupun jasa. Termasuk biaya pemeliharaan fasilitas perusahaan yang tidak boleh luput dari perhitungan.

   Kemampuan seorang General Affair dalam memahami serta menentukan prioritas pengadaan barang maupun jasa menuntutnya untuk senantiasa mengetahui spesifikasi produk yang dibutuhkan. Misalnya saat diminta untuk membeli perangkat komputer kantor. GA harus benar-benar mengetahui spesifikasi perangkat komputer yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Apabila anggaran untuk pengadaan perangkat komputer benar-benar minim, GA boleh saja memutuskan untuk membeli perangkat second. Namun demikian, GA juga perlu mempertimbangkan biaya pemeliharaan perangkat tersebut. Apabila membeli perangkat komputer paling mutakhir dinilai lebih rasional, maka GA boleh saja menerima pengajuan perangkat tersebut. Intinya, semua kembali kepada alokasi anggaran perusahaan serta kebutuhan untuk masing-masing divisi.

4. Perlu Menjalin Relasi dengan Pihak Luar

   

   Pengadaan barang serta jasa yang mendukung operasional perusahaan pasti melibatkan berbagai pihak di luar perusahaan. Selain mampu berkoordinasi dengan berbagai divisi, seorang General Affair juga wajib menjalin relasi yang baik dengan pihak luar. Misalnya saja ketika perusahaan membutuhkan jasa petugas kebersihan yang kemudian dipekerjakan dengan sistem outsourcing. GA tentu perlu menjalin relasi dengan pihak penyedia jasa outsourcing.

   Contoh lainnya adalah ketika perusahaan perlu untuk menambahkan fasilitas berupa meeting room. Untuk itu, GA perlu menjalin hubungan baik dengan pihak-pihak yang terlibat dalam pengadaan serta pembangunan fasilitas tersebut. Seperti pihak yang menyediakan SDM untuk membangun meeting room serta penyedia perabot maupun perangkat teknologi pendukung.

Mengingat terkadang tugas seorang General Affair tidak jauh berbeda dengan divisi HR, pekerjaan GA dapat pula dimudahkan dengan penggunaan aplikasi HR. Aplikasi HR sendiri merupakan sebuah layanan yang mampu mengelola beragam informasi penting perusahaan. Informasi-informasi penting ini dapat berupa informasi personal karyawan, jabatan, serta informasi-informasi lain yang berkaitan dengan operasional perusahaan modern.

Pastikan perusahaan Anda menggunakan aplikasi HR Talenta yang memiliki beragam fitur lengkap. Penyedia layanan HR ini membantu pengajuan reimbursement yang berkaitan dengan tugas General Affair. Misalnya saja ketika karyawan perlu mengeluarkan biaya pribadi untuk meeting di luar kantor karena kantor dinilai belum memiliki fasilitas meeting room yang memadai. Aplikasi mobile yang disediakan oleh Talenta membuat karyawan dapat mengajukan reimbursement melalui smartphone pribadi dengan menggunakan akun khusus karyawan. Pengelola perusahaan pun dapat segera memberikan persetujuan dan memeriksa status pembayaran atas klaim tersebut. Sebagai aplikasi HR andalan yang dicintai karyawan, Talenta juga sekaligus membuat pengelolaan perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Dapatkan informasi secara lebih lengkap dan jelas tentang Mekari Talenta di sini!