Sleekr Blog presented by Mekari

Salah satu kunci perusahaan sukses adalah memiliki Human Resources (HR) yang baik. Namun, untuk memiliki HR yang baik, perusahaan tersebut juga harus memiliki sistem pengelolaan dan pemonitoran pegawai yang baik. Karena itulah banyak software HR muncul akhir-akhir ini, yang umumnya bisa digolongkan ke dalam tiga nama, yakni HRIS, HCMS dan HRMS. Apa sebenarnya perbedaan dari ketiganya?
Meski terlihat serupa, HRIS, HCMS, dan HRMS memiliki karakteristik dan fungsi yang berbeda. (Source: Unsplash)

1. Human Resource Information System (HRIS)

   HRIS adalah sebuah sistem HR yang komprehensif atau menyeluruh dengan fungsi-fungsi mendalam. Namun, HRIS tidak memiliki prosedur standar untuk membuat kategori sehingga HRIS bisa diaplikasikan untuk semua solusi HR. Meski merupakan istilah yang sangat lama dan hampir tak digunakan lagi, HRIS mencakup banyak hal yang akhirnya diterapkan di HCMS dan HRMS.

   Software HRIS mencakup berbagai hal seperti berikut: fungsi inti HR, kompensasi, training, rekrutmen, alur kerja (workflow), administrasi tunjangan, pembuatan laporan, dan layanan mandiri (self-service). Bisa dikatakan HRIS adalah sistem yang paling dasar dan kemudian dikembangkan lagi oleh HCMS dan HRMS. Pada dasarnya, HRIS cocok diterapkan di perusahaan dengan industri apapun karena fungsi utamanya adalah untuk mengelola karyawan, yang juga mencakup kebijakan serta prosedur.

   Sistem ini pun bisa dibagi lagi menjadi tiga, yakni operasional, taktis, dan strategis. Sesuai namanya, HRIS Operasional dapat mengatur dalam lingkup operasional saja. Ia memiliki modul yang terintegrasi bagi profesional untuk mengelola segala kebutuhan HR, seperti administrasi karyawan dan pengelolaan absensi.

   Sedangkan, HRIS Taktis (tactical) memiliki kemampuan di manpower planning atau rencana pengelolaan pegawai seperti rekrutmen dan pengembangan. Berbeda lagi dengan HRIS Strategis (strategic) yang memiliki modul untuk menyamakan strategi perusahaan dan karyawan, yakni dengan sistem review performa dan alienasi tujuan (performance and strategy link).

2. Human Capital Management System (HCMS)

   Bentuk pengembangan pertama dari HRIS didasarkan atas keinginan para perusahaan untuk memberikan sistem yang lebih mendetail pada para pegawainya. Sehingga, HCMS memiliki semua sistem HRIS dengan tambahan-tambahan tertentu, yakni orientasi dan pengenalan (onboarding), manajemen kinerja (performance management), kontrol posisi, estafet kepemimpinan (succession), perencanaan gaji, global HR, dan analisis.

   Jadi, apabila perusahaan Anda berencana untuk mengambil langkah-langkah yang serius dalam pengembangan talenta karyawan (talent management), maka HCMS cocok digunakan. Tak peduli perusahaan Anda bergerak dalam bidang apa.

3. Human Resource Management System (HRMS)

   Berbeda lagi dari HRIS dan HCMS, HRMS adalah sebuah sistem yang berada di antara keduanya. Jadi, HRMS bisa mencakup semua HRIS dengan tambahan, atau mencakup semua HCMS dengan tambahan. Bila dijabarkan, HRMS secara umum memiliki hal-hal sebagai berikut: semua fungsi HRIS, penggajian (payroll), waktu, dan upah. Atau, semua fungsi HCMS (yang di dalamnya sudah termasuk fungsi HRIS) dengan tambahan penggajian (payroll), waktu, dan upah. Mengingat cakupan HRMS yang begitu luas, sistem ini biasanya lebih cocok digunakan di perusahaan yang jumlah karyawannya sudah cukup banyak. Bisnis berskala menengah hingga besar akan cocok menggunakan HRMS ini.

   Sistem penggajian adalah salah satu hal yang sangat penting di perusahaan. Pasalnya, gaji tak bisa diberikan begitu saja pada seorang karyawan. Ada banyak hal yang menjadi komponen perhitungannya, seperti pajak penghasilan, asuransi kesehatan, upah lembur, dan sebagainya. Tak heran bila hal ini bisa sangat menyita waktu bagi divisi yang bersangkutan (umumnya personalia atau/dan keuangan).

   Memang, Anda bisa menyewa jasa dari pihak ketiga untuk melakukan hal ini, namun memiliki sistem sendiri akan lebih mudah dan efisien untuk Anda dalam pengelolaan SDM. Selain bisa dipantau secara langsung, Anda juga tak perlu mengeluarkan kembali uang untuk pengaturan hal ini. HRMS bisa membantu Anda dengan baik.

4. Perlunya menggunakan software HR

   Sebelum masuk ke perbedaan dari masing-masing sistem, alangkah baiknya Anda mengetahui pentingnya menggunakan software HR. Berbagai fiturnya akan memudahkan berbagai pekerjaan HR, terutama yang berhubungan dengan administrasi seperti absensi dan cuti karyawan, slip gaji, hingga pajak. Semua bisa dilakukan menggunakan satu platform sistematis. Terlebih, karena berbasis cloud, Anda dan karyawan pun bisa mengaksesnya dari mana pun dan kapan pun.

   Dengan berbagai kemudahan tersebut, waktu kerja Anda akan sangat banyak tersimpan sehingga Anda bisa memanfaatkannya untul hal-hal lain yang lebih penting. Dengan kata lain, software HR dapat membantu Anda dan karyawan untuk bekerja secara lebih efektif dan efisien.

Seberapa besar skala bisnis Anda sekarang, software HR dapat menyediakan bantuan yang berguna, terutama untuk hal-hal yang berkaitan dengan karyawan. Agar penerapannya nanti bisa maksimal, pastikan Anda memilih software HR yang sudah terjamin kualitasnya seperti Talenta. Sleekr saat ini sudah bergabung secara resmi dengan Mekari Talenta. Mulai dari database karyawan, slip gaji, pembayaran BPJS, hingga PPh 21, semua bisa Anda lakukan secara mudah menggunakan Mekari Talenta. Jadi, tunggu apa lagi? Dapatkan informasi secara lebih lengkap dan jelas tentang Mekari Talenta di sini!