Pembuatan rencana anggaran perusahaan merupakan salah satu poin penting dalam upaya pengelolaan keuangan. Rencana anggaran idealnya senantiasa disesuaikan dengan kemampuan serta kebutuhan perusahaan itu sendiri. Dengan kata lain, segala macam biaya yang dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan tentu wajib ditanggung oleh perusahaan itu sendiri. Namun, ada kalanya karyawan perlu menggunakan uang pribadi untuk kepentingan perusahaan. Penggunaan biaya pribadi semacam ini tentu perlu ditagihkan pada bagian keuangan perusahaan melalui reimbursement.

Ketika melakukan pengajuan reimbursement, karyawan perlu memberikan dokumen berupa nota atau tagihan sebagai bukti. Pelampiran nota atau tagihan dalam pengajuan reimburse berguna untuk menanggulangi penyelewengan dana lantaran nominal uang yang digunakan tertulis secara jelas. Pengelola keuangan maupun HRD pun harus mencermati pengajuan reimbursement demi mencegah penyalahgunaan anggaran perusahaan. Berikut berbagai macam biaya yang kerap ditagihkan karyawan melalui pengajuan reimbursement.

1. Sewa Ruang untuk Keperluan Perusahaan

   

   Ada kalanya sebuah perusahaan mengadakan event atau meeting di luar lokasi kantor. Entah event tersebut melibatkan masyarakat umum atau sekadar melibatkan klien atau pihak luar, bisa jadi perusahaan Anda tidak memiliki ruangan khusus yang memadai. Lagipula, pengadaan ruang khusus untuk event kadang kala dianggap kurang penting lantaran tidak selalu digunakan setiap hari. Untuk itu, perusahaan perlu untuk menyewa ruangan khusus sesuai dengan kapasitas dan fasilitas yang dibutuhkan.

   Ketika perusahaan memberikan tugas kepada karyawan untuk menyewa ruangan, perusahaan bisa jadi belum mempersiapkan anggaran secara rinci. Di sisi lain, ruangan tersebut harus segera di-booking lantaran bisa saja digunakan untuk event lain. Maka, karyawan yang bersangkutan pun bisa menggunakan biaya pribadi, paling tidak untuk membayar uang pangkal sewa gedung atau ruangan. Biaya inilah yang kemudian dapat diklaim karyawan melalui reimbursement.

2. Persewaan Perangkat & Jasa Dokumentasi

   

   Untuk acara tertentu, ada kalanya perusahaan membutuhkan jasa profesional untuk mendokumentasikannya. Hal ini mengingat dokumentasi terbilang penting untuk melihat sejauh mana perkembangan perusahaan dari masa ke masa. Misalnya saja ketika ada acara ulang tahun perusahaan yang mengundang banyak orang di luar perusahaan. Sayangnya, tidak semua perusahaan memiliki divisi khusus untuk dokumentasi. Kalaupun ada karyawan yang dianggap mumpuni untuk mengurus dokumentasi, belum tentu perusahaan memiliki perangkat pendukung.

   Demi meminimalisasi biaya, perusahaan bisa juga menyewa perangkat dokumentasi yang dibutuhkan. Artinya, penyewaan perangkat dapat diserahkan pada karyawan yang dianggap mampu untuk mengurus dokumentasi. Biaya sewa perangkat inilah yang dapat diganti lewat reimbursement.

3. Akomodasi Perjalanan Bisnis

   

   Perjalanan bisnis yang dilakukan oleh karyawan semestinya memang ditanggung oleh perusahaan. Namun demikian, terkadang perjalanan bisnis tersebut dilakukan secara mendadak sehingga anggarannya belum dipersiapkan. Padahal, karyawan yang bersangkutan harus memikirkan lokasi menginap serta transportasi. Ketika terlalu banyak hal yang diurus oleh perusahaan, karyawan bisa saja harus memesan sendiri tiket kereta, tiket pesawat, maupun hotel.

   Ketika karyawan melakukan pembayaran untuk akomodasi perjalanan bisnis, beragam bukti pembayaran yang relevan tentu perlu disimpan. Termasuk reimbursement sesuai prosedur

4.  apabila bukti pembayaran tersebut sekadar dikirimkan via e-mail ketika karyawan memesan hotel atau tiket lewat layanan online. Dengan demikian, karyawan dapat segera melakukan reimbursement sesuai prosedur yang berlaku di perusahaan.

Pengembalian biaya pribadi karyawan melalui proses reimbursement pada umumnya diakomodir oleh pengelola HR perusahaan. Pengeluaran semacam ini nantinya perlu dicatat sebagai pengeluaran perusahaan dalam laporan bulanan serta tahunan. Untuk mempermudah pengelolaan reimbursement, perusahaan modern dapat memanfaatkan software HR seperti Mekari Talenta. Aplikasi HR berbasis cloud ini sudah dilengkapi dengan aplikasi versi mobile. Aplikasi tersebut memungkinkan karyawan memiliki akun khusus yang dapat diakses melalui smartphone pribadi. Pengajuan reimbursement pun dapat dilakukan segera setelah karyawan menerima bukti pembayaran resmi.

Bukan hanya memudahkan pengajuan reimbursement oleh karyawan, pengelola HR pun dapat bertindak sebagai admin yang berperan mengelola dan memantau berbagai informasi penting perusahaan. Talenta juga dilengkapi dengan fitur payroll yang mampu menghitung gaji karyawan secara otomatis. Perhitungan ini didasarkan pada informasi personal karyawan seperti jabatan, masa kerja, serta data kehadiran. Hal ini dapat dilakukan karena seluruh informasi penting perusahaan tersimpan dan tersinkronisasi dalam satu aplikasi. Beragam potongan, iuran, serta tunjangan perusahaan pun dapat disesuaikan dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan Anda. Dengan demikian, pembuatan beragam laporan HR menjadi semakin mudah dan minim kesalahan. Coba sekarang di sini!