HR suatu perusahaan merupakan salah satu bidang yang tugasnya kompleks. Beberapa diantaranya meliputi mengelola gaji karyawan, menghitung dan membayarkan pajak perusahaan, merekrut dan menyeleksi calon karyawan, dan masih banyak lagi lainnya. Padahal tugas utama atau tugas pokok tim HR adalah mengembangkan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Baik itu secara individual maupun kerjasama tim-tim di perusahaan.

Sayangnya, pekerjaan utama HR tersebut sering dikalahkan oleh pekerjaan administrasi yang menumpuk. Menurut penelitian di Amerika terhadap 100 HR professional, mereka menghabiskan 87% dari waktu bekerja selama 8 jam per hari untuk tugas administrasi. Artinya, HR hanya melakukan tugas utamanya selama 1 jam saja setiap harinya. Maka dari itu, butuh adanya beberapa software HR yang bisa membantu pekerjaan administrasi HR. Berikut adalah tugas-tugas HRD yang sangat membutuhkan bantuan sistem aplikasi HR.

1. Pengelolaan Administrasi Karyawan

   Mengelola karyawan memiliki arti yang sangat luas, mulai dari status calon karyawan hingga karyawan tersebut keluar atau mengundurkan diri. HR harus melakukan perekrutan karyawan dengan baik sehingga karyawan yang masuk tidak akan sembarangan masuk. HR harus mampu menyeleksi karyawan yang berkualitas dan inovatif. Setelah masuk, HR harus menghimpun dan menyimpan data-data karyawan. Bayangkan banyaknya karyawan yang ada dan harus mencari karyawan bagian tertentu. Dengan menggunakan software HR, Anda bisa menuliskan ID karyawan dan dapat langsung mengetahui data, pola kerja mereka, berapa kali cuti, dan sebagainya. Mengapa pola kerja karyawan harus diketahui? Karena hal tersebut dapat menjadi kunci perusahaan ketika memiliki suatu proyek penting dan harus mendelegasikan tanggung jawab kepada salah satu karyawannya. Perusahaan tidak boleh sembarangan memberikan mandat atau tugas.

2. Laporan Bulanan HRD

   Selain tugas pokok, HR juga harus membuat laporan setiap bulannya. Tidak hanya 1, pada umumnya, HR haris menyiapkan 4 laporan HR setiap bulannya. Laporan kehadiran, laporan gaji, laporan izin/sakit, dan laporan cuti. Masing-masing memiliki data yang berbeda-beda tapi semuanya sama-sama akan menumpuk di akhir bulan. Jika Anda tidak menggunakan bantuan aplikasi/software HR, laporan-laporan tersebut bisa menjadi tugas yang merepotkan dan saling menumpuk.

   Apabila Anda masih mampu mengerjakan semuanya, kemungkinan terjadi kesalahan dalam merekap pasti ada. Padahal data dan laporan tersebut sangat berguna bagi perusahaan untuk menganalisa profit dan sistem kerja perusahaan selama ini. Proyeksi pertumbuhan perusahaan juga dapat dibaca dari laporan-laporan tersebut. Jika laporan perusahaan tertib dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, kebijakan perusahaan juga akan lebih jelas ditentukan.

   Penggunaan aplikasi HR yang tepat akan jauh lebih memudahkan Anda dalam menyusun laporan tersebut. Karena salah satu fitur canggih aplikasi HR adalah terintegrasinya data karyawan dengan laporan yang harus dibuat. Misal, Anda harus membuat laporan cuti. Tentu Anda akan kerepotan jika harus mengecek satu per satu karyawan yang cuti pada bulan tersebut sekaligus jumlah hari yang mereka ambil. Dengan bantuan aplikasi HR, laporan tersebut sudah terolah dalam beberapa klik saja.

3. Penghitungan Gaji dan Pajak

   Tugas administrasi lain yang paling sulit adalah penghitungan gaji. Penghitungan gaji tidak semata-mata hanya jumlah gaji yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawan. Namun didalamnya Anda harus menghitung pajak yang harus dikeluarkan, iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan dari perusahaan, dan sebagainya. Pajak penghasilan pasal 21 bagi setiap karyawan sangat tergantung jumlahnya pada jumlah tunjangan, status pernikahan, dan iuran BPJS apa saja yang mereka ikuti. Tentu hal-hal ini akan berbeda bagi setiap karyawan. Karena banyaknya data yang harus dihitung ini, akan lebih mudah jika Anda menggunakan bantuan aplikasi HR untuk menyelesaikannya.

   Komponen lain dalam penghitungan gaji yang juga harus diperhatikan adalah jam lembur karyawan. Pasti hal ini juga akan mempengaruhi penghitungan gaji total setiap karyawan karena tidak semua karyawan mengambil jam lembur. Maka pertimbangkan lagi untuk menggunakan bantuan aplikasi slip gaji atau aplikasi HR.

4. Penggajian

   Setelah gaji dan pajak dihitung, selanjutnya tentu saja pemberian atau pembayaran kepada setiap karyawan. Ketentuan dari pemerintah, setiap perusahaan harus memberikan bukti pembayaran gaji dengan slip gaji kepada setiap karyawan yang menerimanya. Isinya dapat berupa rincian gaji dan iuran yang harus mereka bayarkan. Jika menggunakan aplikasi HRD yang sudah terintegrasi dengan penghitunga gaji, slip gaji akan secara otomatis dibuat dan dicetak.

Itu tadi beberapa tugas Anda yang harus diakui, membutuhkan bantuan software HR. Sebenarnya dapat dilihat bahwa hampir semua tugas Anda akan jauh lebih cepat selesai jika menggunakan aplikasi HR. Pekerjaan Anda sisanya, yaitu 13% dari waktu Anda untuk mengembangkan sumber daya manusia perusahaan dapat Anda tingkatkan lagi. Anda bisa fokus merencanakan kegiatan team building dengan lebih matang. Salah satu software HR dari Indonesia yang sudah dipercaya banyak perusahaan untuk mengelola karyawan mereka adalah Sleekr (Mekari Talenta). Talenta hadir untuk membantu menyelesaikan tugas HR Anda dengan efektif dan efisien. Ketahui lebih lanjut dan coba demo Talenta di sini.