Gaji merupakan hak bagi setiap karyawan yang sudah bekerja untuk perusahaan. Dan sebaliknya, merupakan kewajiban perusahaan untuk membayarkan hasil kerja kepada karyawan. Gaji atau upah memiliki 2 standar dalam pemberiannya, yaitu diberikan atas satuan waktu bekerja dan/atau satuan hasil. Satuan waktu berarti perusahaan akan menggaji karyawannya berdasarkan waktu tertentu dia bekerja, biasanya 1 bulan sekali. Sedangkan satuan hasil berarti menggaji karyawan berdasarkan proyek atau pekerjaan yang sudah mereka selesaikan meskipun tidak ada waktu pastinya. Semua tergantung pada sistem penggajian perusahaan tersebut.

Beberapa dari Anda yang langsung menerima gaji mungkin menganggap bahwa penghitungan gaji tidak serumit yang Anda perkirakan. Namun kenyataannya sistem penggajian yang sudah baik tentu diawali dengan banyak komponen yang kompleks dan harus diperhitungkan secara tertib. Anda sebagai HR juga harus paham betul mengenai rincian sistem penggajian yang ada di perusahaan Anda. Berikut beberapa hal penting yang harus Anda ketahui seputar sistem penggajian karyawan.

1. Metode Penggajian

   Pertama kali yang harus Anda ketahui adalah mengenai penentuan tanggal pemberian atau pembayaran gaji kepada karyawan. Anda dapat menerima keputusan langsung dari pimpinan perusahaan atau bisa juga tim HR Anda yang mendiskusikannya. Beberapa pertimbangan dalam penentuan tanggal ini beragam, salah satunya penentuan mengenai pemberian 1 kali dalam 1 bulan atau 2 kali dalam 1 bulan.  Tanggal penggajian setiap bulannya berfungsi untuk melakukan persiapan sebelum pembayaran gaji tiba. Selain itu juga agar karyawan memiliki kejelasan sehingga mereka dapat mengatur uang pribadi dengan lebih baik.

   Kedua, buat sistem penggajian khusus terlebih dahulu bersama tim Anda. Nantinya, sistem khusus ini akan menjadi pedoman dalam penghitungan gaji bulan-bulan berikutnya. Sistem ini dapat berubah sewaktu-waktu meskipun perubahannya tidak mendasar. Contoh ketika UU BPJS baru saja diterapkan, tentu sistem penggajian tersebut harus menyesuaikan aturan terbaru. Sistem ini juga akan memuat rincian tunjangan apa saja dan berapa jumlah yang diterima karyawan, berapa iuran BPJS yang harus dikeluarkan, serta pajak yang harus dibayarkan oleh setiap karyawan. Rincian dan penjelasan mengenai pemotongan apa saja yang diberlakukan akan memberikan transparansi gaji terhadap karyawan.

2. Aplikasi Slip Gaji/Payroll

   Pembuatan sistem penggajian ini biasanya dibantu oleh aplikasi dasar seperti Spreadsheet. Namun pada prakteknya, aplikasi-aplikasi dasar tersebut kurang efektif dan efisien. Sehingga banyak HR yang mulai beralih untuk menggunakan aplikasi slip gaji. Bukan hanya karena jauh lebih mudah dalam menghitung gaji, namun juga banyak benefit lain yang bisa diperoleh ketika menggunakan aplikasi slip gaji.

   Mengapa lebih mudah? Karena karyawan dengan tingkat yang sama akan dihitung sekaligus. Kemudian slip gaji yang dikeluarkan perusahaan juga akan terintegrasi atau sudah di sinkronkan dengan data kehadiran atau presensi setiap karyawan. Anda juga akan secara otomatis mendapat data cuti dan izin/sakit sudah terolah dengan baik. Sehingga laporan gaji, laporan kehadiran, dan laporan cuti bisa selesai sekaligus. Anda juga bisa membedakan gaji bagi karyawan tetap dan karyawan tidak tetap dalam beberapa langkah saja tanpa harus menghitungnya satu per satu. Jika pekerjaan administrasi ini lebih cepat selesai, Anda dapat mengerjakan pekerjaan lain yang bisa jadi jauh lebih penting, misal pengembangan karyawan.

   Selain itu, perusahaan juga hanya akan membutuhkan sedikit karyawan untuk bagian HRD. Karena sebagian pekerjaan HRD sudah diselesaikan melalui sistem penggajian yang efektif dan efisien.  Penggunaan aplikasi slip gaji juga akan menunjukkan profesionalitas perusahaan terhadap karyawan karena data karyawan dikelola dengan baik dan dapat dibuktikan keasliannya. Kemungkinan kesalahan juga dapat diminimalisir karena aplikasi ini bekerja sesuai dengan rumus dan ketentuan yang diberikan perusahaan.

3. Detail Penghitungan Gaji

   Jika Anda menggunakan aplikasi slip gaji dengan banyak sekali manfaat yang sudah disebutkan di atas, Anda hanya perlu mengawasi hal-hal detail dalam berjalannya sistem penggajian. Detail yang dimaksud seperti memastikan bahwa karyawan menerima gaji mereka tepat waktu, memperhatikan kepuasan karyawan, dan sebagainya. Hal lain yang juga akan dihitung sekaligus adalah laporan mengenai saldo iuran BPJS, total pajak penghasilan karyawan, pajak penghasilan bagi perusahaan, serta banyak komponen lain yang bisa jadi Anda lupa untuk menghitungnya jika dikerjakan secara terpisah.

Dengan sistem penggajian yang baik, Anda akan terhindar dari penumpukan pekerjaan serta keterlambatan dalam memberi gaji. Kekecewaan karyawan akan mengurangi produktivitas perusahaan juga. Jika Anda masih mempertimbangkan harga aplikasi slip gaji yang mahal, dengan alasan masih mampu mengerjakan semua komponen di atas. Maka secara tidak langsung Anda menghambat pertumbuhan perusahaan karena tidak maksimalnya tim HRD dalam mengembangkan sumber daya manusia di perusahaan. Salah satu aplikasi HR yang dapat Anda gunakan saat ini yaitu Mekari Talenta. Talenta menawarkan keuntungan-keuntungan seperti yang sudah dibahas di atas. Dapatkan informasi secara lebih lengkap dan jelas tentang Mekari Talenta di sini!