Sleekr Blog presented by Mekari

Gaji pro rata adalah gaji yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang bekerja dengan periode paruh waktu atau dalam jangka pendek. Maka, Anda pun perlu menghitung gaji karyawan tersebut dengan metode pro rata. Dalam bahasa Latin, istilah pro rata sendiri mengacu pada definisi proporsional. Oleh karena itu, perhitungan gaji pro rata tetap menentukan gaji tahunan secara proporsional, namun dengan mempertimbangkan jumlah waktu bekerja.

Pada dasarnya, tidak ada kewajiban secara tertulis atau dasar hukum dan undang-undang ketenagakerjaan yang mengharuskan suatu perusahaan membayarkan gaji pro rata kepada para karyawannya, termasuk karyawan tetap ataupun karyawan lepas/tidak tetap. Pasalnya, ada pula metode-metode penghitungan gaji lain yang bisa diterapkan, contohnya seperti metode netto dan gross-up. Namun demikian, besaran gaji pro rata dapat disebutkan dalam kontrak kerja sesuai dengan kesepakatan antara karyawan yang bersangkutan dengan perusahaan.

Menghitung gaji pro rata sedikit lebih rumit jika dibandingkan sistem perhitungan gaji pada umumnya. Tak heran jika hal ini akan menjadi pekerjaan rumah bagi para staf HR. Kesalahan perhitungan gaji dapat berpengaruh pada jumlah pendapatan yang diterima karyawan, serta potongan PPh 21 yang dibebankan maupun hal-hal lainnya.

Pembayaran gaji pro rata ini sering kali terjadi pada karyawan full time yang masih mendapatkan keuntungan dengan mengundurkan diri dari tempat kerja, termasuk unpaid leave, pensiun, liburan, maternity pay, dan paternity leave. Akan tetapi, Anda hanya menerima manfaat tersebut sebanding dengan jumlah minggu kerja selama 40 jam.

Lantas, bagaimana jika karyawan tersebut mengajukan pengunduran diri di tengah bulan, bergabung di tengah bulan, atau melakukan unpaid leave? Apakah gaji yang akan ia terima tetap untuk seperti sebelumnya? Jika tidak, maka bagaimana cara mengitung gajinya?

Gaji pro rata adalah gaji yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang bekerja dengan periode jangka pendek. (Source: Pexels)

1. Acuan Penghitungan Gaji Pro Rata

   Gaji pro rata memang tidak tercantum di dalam undang-undang ketenagakerjaan di Indonesia. Namun, apabila Anda berencana untuk menetapkan metode ini, hal pertama yang harus dilakukan untuk menghitung gaji pro rata adalah memperhatikan jumlah hari kerja. Apakah perusahaan Anda beroperasi dari Senin sampai Jumat atau justru menerapkan enam hari kerja yang terhitung dari Senin hingga Sabtu. Pasalnya, jumlah hari kerja ini sangat menentukan penghitungan, yang akan kami jelaskan secara lebih lanjut pada poin berikutnya.

   Baca juga: Begini Cara Terbaik untuk Mengelola Penggajian Karyawan

2. Cara Menghitung Gaji Pro Rata

   Ada banyak cara yang dapat Anda lakukan untuk menghitung gaji pro rata yang tepat dibayarkan bagi seorang karyawan. Untuk memperjelas cara menghitung gaji pro rata, berikut kami sediakan sebuah contoh kasus yang dapat Anda pelajari dengan cermat agar nantinya dapat langsung mempraktikkan cara menghitung gaji pro rata ini untuk karyawan Anda.

3. Contoh kasus 1

   Cahya mengundurkan diri sebagai pekerja full time di PT. ABC terhitung sejak tanggal 12 Mei. Pada bulan Mei, terdapat jumlah hari sebanyak 31. PT ABC memberlakukan sistem kerja lima hari dalam seminggu. Artinya, Cahya bekerja hanya selama sepuluh hari di perusahaan Anda. Jadi, berapa besarnya gaji yang Cahya terima?

   Dalam kasus Cahya ini, Anda dapat merujuk pada Dasar Peraturan Ketenagakerjaan untuk perhitungan gaji harian. Mulailah dengan menentukan gaji tahunan sebelum pajak. Anda tak perlu mengkhawatirkan pajak, sebab gaji akan dipotong pada akhir bagian ini. Kemudian, bagilah gaji tahunan dengan jumlah minggu kerja dalam setahun. Angka yang Anda dapatkan adalah jumlah uang yang dihasilkan karyawan dalam seminggu. Gunakan gaji tahunan sebelum pajak dan potongan lainnya.

   Misalnya, Cahya berpenghasilan Rp48.000.000 dalam setahun, maka gaji yang ia dapatkan dalam satu minggu adalah Rp48.000.000 : 52 = Rp923.076

   Selanjutnya, bagi gaji mingguan tersebut dengan jumlah hari kerja dalam seminggu. Ini adalah gaji harian atau jumlah uang yang dihasilkan oleh karyawan setiap hari kerja, sehingga gaji harian yang diterima Cahya dalam lima hari kerja adalah Rp923.076 : 5 = Rp184.615 per hari. Apabila Cahya hanya bekerja selama sepuluh hari di perusahaan Anda, maka ia akan menerima 10 x Rp184.615 = Rp1.846.150,-. Jumlah ini belum dipotong pajak dan potongan lainnya.

Metode penghitungan gaji pro rata diterapkan dengan mempertimbangkan jumlah waktu bekerja karyawan. (Source: Pexels)

1. Contoh kasus 2

   Apabila metode penggajian karyawan di perusahaan Anda merujuk pada Undang-Undang Ketenagakerjaan pasal 17 ayat 2, maka hari kerja akan dihitung secara umum sebanyak 22 hari kerja. Perhitungan 22 hari kerja ini timbul karena dalam satu tahun ada 52 minggu, di mana 260 hari kerja dibagi menjadi 12 bulan.

   Cahya bekerja sebagai karyawan paruh waktu di perusahaan ABC. Perusahaan tersebut menetapkan standar jumlah jam kerja untuk karyawan paruh waktu dengan jumlah jam kerja sebanyak 40 jam, jumlah jam kerja per minggu sebanyak 28 jam, dan jumlah minggu yang dibutuhkan untuk bekerja sebanyak 52 minggu, beserta gaji tahunan penuh adalah Rp22.000.000,- Bagaimana cara menghitung gaji Cahya dalam kasus ini?

   Pertama, bagi gaji tahunan penuh waktu dengan 52 jam kerja, sehingga terhitung Rp22.000.000 : 52 jam = Rp423.076,-. Selanjutnya, bagilah jumlah tersebut dengan jumlah jam penuh yakni 40 jam kerja, maka perhitungannya akan menjadi Rp423.076 : 40 jam = Rp10.576,-. Nominal ini adalah gaji per jam Cahya.

   Cara menghitung gaji pro rata selanjutnya adalah dengan mengalikan jumlah tersebut dengan 28 jam kerja Cahya setiap minggu, yaitu Rp10.576 x 28 jam = Rp 296.128,-. Ini adalah gaji mingguan yang diterima Cahya. Namun, untuk mendapatkan perhitungan gaji tahunan Cahya, Anda dapat mengalikan gaji mingguan tersebut dengan 52 minggu, sehingga terhitung Rp296.128×52 minggu = Rp 15.398.656,-.

   Langkah terakhir, bagilah gaji tahunan Cahya dengan 12 bulan untuk menemukan berapa besar gaji pro rata per bulannya, yaitu Rp 15.398.656 : 12 bulan = Rp1.283.221,-. Dengan demikian, apabila Cahya mengundurkan diri sebelum periode tahun berakhir, maka ia hanya akan memperoleh gaji sebanyak bulan ia bergabung.

2. Bagaimana Jika Ada Karyawan yang Tidak Memakai Jatah Cutinya?

   Biasanya, sebuah perusahaan memberikan jatah cuti selama beberapa hari dalam setahun untuk para karyawannya. Namun, ternyata tidak semua karyawan mengambil jatah cuti tersebut. Sebagai perusahaan yang menghargai loyalitas karyawan tersebut, tentunya ada gaji pro rata yang harus Anda bayarkan sesuai perhitungan.

   Dalam hal ini, masih menggunakan contoh kasus Cahya dengan nominal gaji harian sebesar Rp184.615,-. Katakanlah Cahya masih menyimpan akumulasi cuti tak terpakai sebanyak lima hari. Maka, ia berhak mendapatkan tambahan gaji pro rata dengan perhitungan 5x Rp184.615 = Rp923.075,-

Cara menghitung gaji pro rata tidaklah sulit, bukan? Akan tetapi, perhitungan ini akan menjadi rumit ketika Anda tidak hanya menghitung gaji pro rata untuk satu atau dua orang karyawan. Bagaimana jika perusahaan Anda terdiri dari ratusan pegawai dengan kasus yang berbeda-beda?

Karenanya, pastikan Anda memanfaatkan segala kemudahan pekerjaan HR yang disediakan oleh Sleekr (Talenta) HR. Berbagai fitur yang berkaitan dengan penghitungan gaji atau payroll bisa Anda temukan di sini, mulai dari menghitung PPh 21, lapor pajak online, payroll insight, payroll report, dan cetak SPT. Tak ketinggalan beragam fitur unggulan lain seperti mengatur hak cuti tahunan hingga otomatis memberikan informasi unpaid leave kepada Payroll Master. Tenang saja, data di Talenta dienkripsi dan disimpan pada server aman kelas dunia. Data-data penting perusahaan Anda pun terjamin keamanannya. Ketahui lebih lanjut dan coba demo Talenta di sini.