Masing-masing perusahaan tentu memiliki jam kerja yang wajib dipatuhi oleh seluruh karyawannya. Oleh karena itu dibutuhkan sistem mengetahui hal ini, sistem ini lalu dikenal dengan sebutan absensi. Sistem absensi adalah suatu bentuk pengambilan data yang bertujuan untuk mengetahui jam kerja wajib karyawan yang sudah diterapkannya sehari-hari.

Melalui sistem absensi ini, informasi absen karyawan pun idealnya didata setiap hari kerja untuk kemudian diakumulasikan untuk pembuatan laporan HR secara berkala. Namun demikian, sudahkah Anda betul-betul memahami manfaat informasi tersebut bagi perkembangan perusahaan? Ketahui lebih jauh perihal manfaat absensi karyawan untuk perkembangan perusahaan melalui uraian berikut ini.

1. Mengatur Ritme Kerja Karyawan

   

   Absensi karyawan diatur sedemikian rupa agar karyawan wajib sampai di kantor pada waktu yang sudah ditentukan. Peraturan ini tentu bersifat mengikat serta tak jarang disertai dengan sanksi apabila karyawan melanggar ketentuan yang sudah disepakati. Dengan kata lain, perusahaan perlu mencatat jam berapa karyawan tiba di kantor dan jam berapa karyawan tersebut meninggalkan kantor. Artinya, absen kantor dilakukan sebelum dan sesudah karyawan tersebut bekerja. Termasuk apabila karyawan yang bersangkutan melakukan kerja lembur atau overtime.

   Pada umumnya, jam kerja di perusahaan berlangsung kurang lebih selama delapan jam per hari. Waktu kerja tersebut tentu tetap diselingi waktu istirahat untuk makan siang. Keberadaan jam kerja ini bertujuan untuk mengatur ritme kerja karyawan perusahaan. Dengan ritme kerja yang jelas, diharapkan kinerja karyawan juga dapat menjadi lebih maksimal. Perusahaan juga perlu mengalokasikan waktu khusus untuk istirahat mengingat karyawan yang terlalu lelah bekerja tentu tidak dapat berkontribusi secara maksimal.

2. Menyelaraskan Hak dan Kewajiban Karyawan dan Perusahaan

   

   Posisi perusahaan dan karyawan pada dasarnya adalah saling membutuhkan. Perusahaan membutuhkan karyawan untuk tetap beroperasi dan menjalankan fungsinya. Di sisi lain, karyawan mendapatkan imbalan berupa gaji serta tunjangan atas pekerjaan yang dilakukannya. Perihal gaji dan tunjangan ini biasanya tertulis secara jelas dalam surat perjanjian kerja yang disepakati oleh kedua belah pihak.

   Gaji serta tunjangan yang diberikan oleh perusahaan bisa dibilang merupakan hak karyawan sekaligus kewajiban perusahaan. Informasi absensi karyawan pun turut menentukan nominal gaji yang diterima oleh karyawan tersebut. Pasalnya beberapa perusahaan menerapkan pemotongan gaji apabila karyawannya terlambat atau bahkan tidak hadir tanpa alasan yang jelas. Selain itu, perusahaan ada juga yang memberikan tunjangan overtime bagi karyawan yang bersedia untuk bekerja lembur. Intinya, informasi terkait absensi karyawan dapat menjadi pedoman untuk menyelaraskan hak serta kewajiban karyawan maupun perusahaan.

3. Bahan Pertimbangan Kenaikan Jabatan

   

   Karyawan yang memutuskan untuk bekerja di sebuah perusahaan tentu mempertimbangkan jenjang karir di perusahaan tersebut. Apabila perusahaan semakin berkembang, tentu perusahaan Anda juga membutuhkan orang yang kompeten untuk menduduki posisi tertentu. Misalnya saja ketika perusahaan Anda membuka cabang di kota lain sehingga membutuhkan manajer cabang.

   Keputusan perusahaan untuk menunjuk karyawan menjadi manajer cabang perlu didasarkan pada pertimbangan yang relevan. Hal ini mengingat karyawan dengan jabatan tertentu memiliki tanggung jawab yang berbeda dengan staf biasa. Dengan kata lain, karyawan yang mendapat promosi jabatan harus mampu memberikan contoh yang baik bagi bawahannya. Karyawan tersebut tentu harus senantiasa mematuhi aturan jam kerja. Untuk itu, informasi perihal absensi karyawan merupakan bahan pertimbangan yang tidak boleh dilupakan.

Ketiga manfaat absensi karyawan tadi tentu hanya dapat dirasakan oleh perusahaan apabila data absensi dikelola secara baik dan benar. Pengelolaan informasi kehadiran serta keterlambatan karyawan saat ini menjadi semakin mudah dengan keberadaan aplikasi HR tepercaya seperti Talenta. Software HR berbasis cloud ini memungkinkan perhitungan data kehadiran secara tepat dan akurat.

Seluruh informasi yang tersimpan dalam database terintegrasi dengan informasi personal karyawan. Usai melakukan absensi, informasi tersebut langsung tersimpan secara otomatis untuk kemudian dikelola oleh HR yang bertindak sebagai admin. Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari beragam dampak yang muncul akibat kesalahan perhitungan kehadiran karyawan.

Talenta dilengkapi dengan layanan mobile. Cara membuat absensi karyawan online melalui mobile dapat dilakukan dengan menggunakan akun khusus oleh masing-masing karyawan. Akun khusus ini dapat digunakan untuk melakukan absensi secara online. Absensi juga dapat dilakukan ketika karyawan yang bersangkutan tengah menghadiri meeting di luar kawasan perusahaan. Karyawan hanya perlu melakukan absen online melalui smartphone masing-masing dan mengirimkan foto diri melalui aplikasi. Data-data berupa lokasi dan waktu pengambilan foto pun dapat diketahui oleh perusahaan. Kemampuan semacam ini mampu menghindarkan manipulasi data absensi karyawan. Jadi tunggu apalagi? Segera daftarkan perusahaan Anda di software HRD Talenta dan dapatkan pengelolaan administrasi yang lebih efisien. Ketahui lebih lanjut dan coba demo Talenta di sini.