Di dalam sebuah perusahaan, terdapat banyak divisi salah satunya adalah HRD atau Human Resource Department. Jika diartikan ke dalam Bahasa Indonesia, HRD biasa disebut sebagai Departemen Sumber Daya Manusia (SDM). Gaji yang diterima untuk profesi HRD memang terbilang cukup tinggi. Maka tidak heran jika hingga saat ini ada banyak fresh graduate yang mengincar posisi ini. Bahkan ada beberapa orang yang menjabat sebagai HRD dengan latar belakang pendidikan yang berbeda atau tidak sesuai dengan pekerjaan tersebut. Profesi HRD tidak mudah dilakukan, karena banyak sekali yang harus diurus mulai dari perekrutan karyawan, training atau pelatihan karyawan, memikirkan kesejahteraan karyawan, menerapkan kedisiplinan dan aturan perusahaan, dan lain sebagainya. Ketahui peran penting admin HRD dalam menghadapi masalah-masalah yang sering terjadi di perusahaan berikut ini.

1. Sifat-Sifat yang Harus Dimiliki Tim HRD

   Bekerja sebagai HRD di perusahaan pasti harus mampu menjadi teladan yang baik bagi karyawan lain. Selain itu, seorang HRD juga harus tegas, bijaksana, dan sabar dalam menghadapi karyawan. Jika terjadi permasalahan antar karyawan, maka seorang HRD harus bijaksana dalam menengahi untuk mencari solusi yang tepat.

   Tugas-tugas  yang dikerjakan oleh tim HRD di perusahaan memang terbilang cukup banyak dan rumit. Biasanya tim HRD akan dibagi menjadi beberapa tim khusus seperti rekrutmen, training/pelatihan kerja, payroll (penggajian), mengurus administrasi karyawan, absensi karyawan, izin serta cuti karyawan, dan lain sebagainya. Tidak jarang, tugs pekerjaan tersebut harus dikerjakan secara multitasking sehingga talenta HRD pun bertambah.

2. Tugas-tugas Tim HRD Secara Umum

   Secara umum, seorang HRD memiliki tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan karyawan. Mulai dari proses rekrutmen, evaluasi, pengembangan, sampai PHK atau pemutusan hubungan kerja. Divisi ini biasanya ada dalam perusahaan berskala besar atau perusahaan induk. Namun, tidak seluruhnya tugas-tugas tersebut dilimpahkan pada satu orang. Terdapat bagian lain yang ada dalam divisi tersebut yaitu admin HRD. Sebelum mengetahui apa saja tugas admin HRD, sebaiknya ketahui dahulu apa saja tugas HRD secara umum:

   1. Seorang HRD bertugas melakukan dan mempersiapkan proses penyeleksian tenaga kerja dalam perusahaan dari awal sampai akhir yang meliputi faktor internal serta eksternal dalam perusahaan.
   2. Seorang HRD bertugas dalam urusan pengembangan serta proses evaluasi para karyawan dalam perusahaan. Hal ini dilakukan agar karyawan bisa ikut serta dalam berkontribusi secara maksimal terhadap perusahaan.
   3. Seorang HRD bertugas memberikan kompensasi serta perlindungan kepada seluruh karyawan di perusahaan. Kompensasi merupakan imbalan atau upah yang diberikan atas hasil kerja karyawan.

3. Peran Penting Admin HRD di Perusahaan

   Secara khusus, seorang admin HRD akan bertugas untuk mengelola berbagai macam urusan administrasi karyawan. Selain itu, admin HRD juga akan mengatur berjalannya hubungan industrial antara karyawan dengan perusahaan secara baik. Seperti bertanggung jawab dalam pengurusan absensi karyawan, proses pencatatan cuti tahunan karyawan, dan lain sebagainya. Berikut ini adalah beberapa tugas, tanggung jawab serta peran penting admin HRD di perusahaan:

   1. Melakukan penerimaan karyawan baru dan berkoordinasi dengan labour supply.
   2. Melakukan sosialisasi serta koordinasi dengan karyawan.
   3. Mempersiapkan kontrak kerja untuk karyawan baru perusahaan.
   4. Melakukan penyusunan absensi atau daftar hadir karyawan perusahaan.
   5. Mempersiapkan berbagai macam internal letter dan outgoing letter.
   6. Melakukan pembaharuan pada record data perusahaan secara berkelanjutan.

4. Teknologi Yang Dapat Meringankan Tugas Admin HRD

   Banyak perusahaan yang kerepotan untuk menjalankan tugas-tugas pekerjaan HRD, apalagi yang pekerjaannya masih bersifat manual dan belum menerapkan teknologi. Waktu yang dibutuhkan oleh tim HRD akan sangat banyak hanya untuk mengisi dokumen yang kadang harus dilakukan secara berulang karena data tidak saling terintegrasi. Hadirnya teknologi digital tentu saja akan secara drastis dapat meringankan tim HRD dengan meningkatkan efisiensi, keakuratan data bahkan sampai tingkat disiplin dari karyawan. Teknologi melalui aplikasi HR dapat membantu meringankan tugas harian Anda sebagai HRD dalam mengurusi administrasi karyawan.

   1. Penggunaan software HR dapat mengelola data master karyawan dan sudah terintegrasi untuk kebutuhan masing-masing dokumen.
   2. Dengan teknologi software atau aplikasi HR, pengelolaan transaksi karyawan (misalnya pengambilan cuti tahunan, izin sakit, atau perjalanan dinas) dapat dilakukan dalam one stop services.
   3. Software HR akan membantu tim HR dalam memonitoring masing-masing karyawan dengan akurat dan objektif. Aplikasi dapat diintegrasikan dengan berbagai jenis smart card and door access attendance system untuk memudahkan tim HR dalam memantau tingkat kedisiplinan karyawan.
   4. Tim HR membutuhkan aplikasi penghitung gaji dan cuti karyawan yang cepat dan akurat untuk memangkas waktu. Termasuk di dalamnya adalah perhitungan bonus, insentif, BPJS dan pajak (PPh 21).

Semua kemudahan yang mampu mengurangi pekerjaan admin HRD telah difasilitasi oleh software HR. Salah satu software HR yang dapat digunakan HRD perusahaan di era digital ini adalah software HR Sleekr (Talenta). Talenta merupakan salah satu aplikasi sangat mudah dan praktis untuk digunakan. Dengan bantuan Talenta, maka HRD perusahaan Anda dapat lebih banyak menghabiskan waktu untuk memikirkan strategi dalam mengelola hubungan karyawan tanpa terganggu oleh urusan administrasi lagi. Jangan ragu untuk mencoba Talenta sekarang juga! Nikmati kemudahan dan keuntungannya untuk menunjang keberhasilan bisnis Anda.