Proses penggajian merupakan fungsi yang sangat penting dari bisnis apapun serta membutuhkan pemahaman tentang hukum terbaru, pengetahuan pajak secara mendetail untuk menentukan pemotongan dan pengarsipan yang tepat, serta metode yang sangat terorganisir dan dapat diandalkan untuk membayar sejumlah uang kepada para karyawan. Setiap perusahaan mungkin memiliki struktur penggajian sendiri yang terdiri dari berbagai komponen penggajian yang unik yang dimiliki perusahaan lain.

Software payroll merupakan salah satu  jenis software yang dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan pengiriman gaji bagi karyawan-karyawan mereka. Software ini biasanya menjadi bagian dari  HRIS (Human Resource Information System) yang digunakan oleh perusahaan. Ketahui informasi lebih lengkap tentang software payroll karyawan yang banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia.

1. Sistem Payroll di Indonesia

   Sistem payroll adalah merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam pengoperasian sebuah bisnis. Gaji atau upah karyawan yang adil serta bonus lainnya yang didapat dari bekerja pada perusahaan memang sangat krusial. Ada beberapa hal penting yang harus dipahami tentang sistem payroll. Diantaranya adalah sebagai berikut:

   1. Hal pertama yang harus dipahami adalah mengetahui hak-hak dasar karyawan apa saja yang akan diterima. Hak-hak tersebut meliputi waktu kerja, upah, jaminan perlindungan sosial, cuti, tunjangan, dan upah lembur.

   2. Insentif merupakan upah yang didapatkan karyawan sebagai bentuk penghargaan, di luar dari upah wajib atau upah yang biasanya diterima. Insentif akan diberikan sesuai dengan performa setiap karyawan.

   3. Jaminan perlindungan sosial (BPJS Ketenagakerjaan) akan diberikan kepada karyawan selama bekerja di perusahaan dan juga pada saat pensiun. Asuransi jiwa juga termasuk di dalamnya.

   4. Asuransi kesehatan karyawan harus dibayar oleh kedua pihak, yaitu oleh karyawan dan perusahaan. Biasanya karyawan akan menerima tunjangan kelas tipe II, tergantung oleh kebijakan atau peraturan perusahaan.

   5. Perusahaan harus membayar dan melaporkan pajak mereka baik secara bulanan maupun tahunan. Pajak bulanan meliputi Pajak penghasilan badan (PPh 25) dan Pajak penghasilan perorangan/individu (PPh 21). Di sisi lain, pajak tahunan adalah Pajak Penghasilan Badan, dan Pajak Penghasilan perorangan.

   6. Perusahaan harus memberikan kesempatan bagi karyawannya untuk mengambil hak cuti dengan tidak memotong upah wajib karyawan, sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. Fungsi Software Payroll Karyawan

   1. Menghitung potongan dan jumlah gaji karyawan. Setelah jumlah gaji kotor ditentukan, sistem akan secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi dan BPJS. Semua potongan tersebut akan dimasukkan langsung ke dalam jumlah gaji kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening karyawan. Bahkan, beberapa sistem software payroll tertentu dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement, pengobatan yang tak menggunakan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.

   2. Membuat formulir pajak sesuai kebutuhan perusahaan dan karyawan. Formulir pajak tersebut nantinya dapat dicetak atau dikirim ke pihak yang bersangkutan.

   3. Menyimpan data secara otomatis dan aman. Menyimpan data secara manual akan membutuhkan banyak waktu, lebih sulit dilakukan dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan. Mengingat software payroll dijalankan menggunakan sistem, maka perusahaan tidak perlu repot mempersiapkan beberapa hal tersebut. Data lama juga dapat dihapus dengan mudah jika sudah tidak diperlukan.

   4. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan, karena tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama.

   5. Fitur self-service yang memungkinkan karyawan untuk mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya secara langsung dan mudah.

   6. Sistem berbasis cloud, sehingga dapat diakses kapan dan dimana saja. Sistem berbasis cloud ini juga akan ter-update secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak sehingga gaji karyawan akan selalu disesuaikan dengan ketentuan dari pemerintah.

   7. Pembuatan laporan sesuai kebutuhan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan detail.

3. Perusahaan Membutuhkan Software Payroll Karyawan

   Proses penggajian yang dilakukan setiap bulan harus dikerjakan secara akurat dan teratur. Untuk itu, berinvestasi dalam penggunaan software payroll merupakan sesuatu yang tidak boleh dianggap remeh, apalagi bagi perusahaan besar. Dengan menggunakan software payroll, perusahaan tidak perlu lagi khawatir akan terjadinya kesalahan perhitungan dan pengiriman gaji karena dapat diselesaikan secara langsung oleh sistem. Penggunaan software ini akan menghemat waktu dan energi, dapat mengontrol biaya gaji karyawan dan juga dapat mengeliminasi kesalahan. Selain itu, proses perhitungan dan pengiriman gaji karyawan juga dapat diselesaikan dalam waktu singkat sehingga memungkinkan divisi Finance dan HRD dapat mengerjakan tugas lainnya. Di samping itu, memiliki software yang mampu menangani payroll sendiri tanpa harus menyewa atau menggunakan jasa pihak ketiga akan lebih bermanfaat. Selain dapat menghemat pengeluaran, kepemilikan software sendiri juga dapat menghilangkan potensi miscommunications mengenai gaji dan meminimalkan jumlah pihak yang harus berinteraksi.

Software payroll merupakan sebuah program komputer yang digunakan untuk mengelola data karyawan terkait payroll atau penggajian. Manfaat yang didapat dari penggunaan software ini adalah aman, praktis, akurat dan dapat diakses dari mana dan kapan saja. Dengan software payroll karyawan, setiap perusahaan dapat dengan mudah dalam menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan perhitungan data jam kerja atau kehadiran yang sudah diintegrasikan dalam sistem. Kemudian sistem tersebut akan secara otomatis menarik gaji atau dana deposito perusahaan ke rekening karyawan yang sudah didaftarkan. Tidak hanya itu, software payroll karyawan juga mampu menghitung pajak atau potongan tertentu sebelum total gaji dikirim ke rekening karyawan. Jika Anda ingin mencoba software Payroll ini, gunakan Sleekr (saat ini sudah menjadi Mekari Talenta). Selain menyediakan fitur payroll, Mekari Talenta juga dilengkapi dengan aplikasi absensi dan cuti online sehingga proses perhitungan gaji karyawan dapat dikerjakan dengan cepat dan akurat. Ketahui lebih lanjut dan coba demo Talenta di sini.