Masuknya era digital pada dunia bisnis juga membawa perubahan pada sistem penggajian yang digunakan. Software payroll  yang banyak digunakan, bertujuan untuk memudahkan kerja HRD dalam menggaji setiap karyawan yang ada di perusahaan tersebut. Keberadaan software ini dinilai mampu mmeangkas banyak waktu yang digunakan dalam pengurusan payroll, sehingga cocok untuk digunakan pada perusahaan era sekarang.

Payroll sendiri merupakan hak karyawan yang secara rutin diberikan sebagai kompensasi dan apresiasi pada waktu yang telah dicurahkan karyawan untuk perusahaan. Sistem produksi perusahaan bisa berlangsung dengan lancar berkat kinerja dari setiap bagian dan setiap karyawan. Oleh sebab itu, payroll hendaknya diberikan tepat waktu, serta dengan perhitungan yang tepat.

Pembayaran payroll yang tepat waktu dan tepat hitung akan menjadikan perusahaan lebih sehat karena sistem keuangan berjalan dengan lancar. Karyawan juga akan terjamin kesejahteraannya karena perputaran uang berjalan sesuai jadwal. Namun demikian, software payroll yang akan digunakan harus dicermati fitur dan operasionalnya agar tidak malah menjadi langkah blunder.

Pemilihan software yang salah bukan akan membantu kinerja HRD, malah akan menambah pekerjaan dan membawa dampak buruk untuk perusahaan secara umum. Akibat dari pemilihan software yang salah bisa dilihat pada penjelasan di bawah ini.

1. Penyampaian Gaji yang Terlambat

   

   Pembayaran gaji yang terlambat adalah mimpi buruk untuk setiap karyawan yang bekerja pada satu perusahaan. Sebagian besar karyawan menggantungkan pembayaran tepat waktu dari perusahaan untuk menopang kehidupannya dan keluarganya. Ketika software payroll yang dipilih tidak sesuai dengan perusahaan dan sulit dioperasikan, maka penyampaian gaji karyawan bisa saja terlambat.

   Hal ini akan memberikan efek domino pada perusahaan secara langsung. Keterlambatan pembayaran gaji akan menimbulkan keresahan pada karyawan, yang akan berefek pada menurunnya performa karyawan. Selain itu, HRD juga harus berusaha ekstra keras agar dapat mengejar ketertinggalan pembayaran ini agar tidak terbawa hingga bulan selanjutnya.

2. Terdapat Kesalahan Hitung pada Gaji yang Disampaikan

   

   Ketika terjadi keterlambatan, otomatis proses pengurusan gaji akan menjadi tergesa-gesa. Tentu niat awal adalah agar dapat mengupayakan pembayaran gaji tidak terlambat terlalu lama. Namun ketergesaan ini dapat menimbulkan masalah lain. Kesalahan input pada gaji karyawan yang tidak terintegrasi dengan database akan berakibat pada salah hitung gaji yang disampaikan.

   Kesalahan hitung merupakan hal yang cukup fatal, mengingat setiap karyawan tentu memiliki jumlah jam kerja dan lembur serta jumlah gaji yang memiliki perbedaan meskipun kecil. Karyawan bisa saja melakukan komplain terkait kesalahan hitung ini dan menimbulkan rasa tidak nyaman dalam diri karyawan. Terlebih jika terjadi underpaid karena banyak elemen tidak masuk ke dalam hitungan gaji. Bisa jadi masalah ini adalah bom waktu yang bisa meledak kapan saja dan mengganggu proses produksi perusahaan.

3. Efek Domino pada Laporan Keuangan

   

   Ketika kedua hal di atas terjadi, efek lebih buruk bisa muncul. Apa lagi kalau bukan dengan berantakannya laporan keuangan perusahaan terkait penggajian karyawan. Penyusunan laporan yang berdasarkan pada aliran finansial baik yang masuk atau yang keluar akan ikut terpengaruh karena terhambat pada pencatatan gaji karyawan yang terlambat.

   Laporan keuangan yang sehat mengacu pada kelancaran setiap transaksi yang dilakukan perusahaan, baik dengan karyawan atau internal dan dengan rekanan atau eksternal. Dengan penggunaan software payroll yang tepat, perusahaan dapat menjamin bahwa cash flow internal bisa berjalan lancar tanpa ada kesalahan atau hambatan sedikitpun sehingga laporan keuangan akan bersih dari segala macam masalah.

4. Buruknya Citra Perusahaan

   

   Bukan menjadi efek langsung, namun jika terjadi berulang kali, permasalahan akibat software payroll yang salah bisa jadi membuat citra perusahaan buruk. Keresahan yang timbul pada level karyawan lambat laun akan memunculkan pendapat-pendapat miring terkait perusahaan sehingga citranya akan tercoreng. Jika permasalahan ini sampai keluar dari bahasan di dalam kantor, maka bisa dipastikan perusahaan mendapat citra yang buruk dari masyarakat umum.

   Citra buruk berakibat pada menurunnya profesionalisme kerja dan anggapan buruk dari rekanan. Memang efek yang terakhir ini cukup jauh, namun bukan tidak mungkin akan terjadi jika masalah ini terus terjadi.

Akibat beruntun yang muncul karena kesalahan pemilihan software payroll di atas mungkin bisa menjadi peringatan untuk perusahaan agar lebih cermat dalam memilih software yang akan digunakan. Lakukan riset kecil terlebih dahulu untuk mengetahui fitur dan operasional software tersebut sehingga perusahaan mendapat informasi yang jelas.

Sleekr, sebuah software HR Indonesia, menawarkan fitur software payroll di dalamnya. Informasi terkait fitur dan operasionalisasi bisa didapatkan secara lengkap, dengan mengajikan demo terlebih dahulu sebelum memilih software ini. Tim Sleekr+Mekari Talenta akan dengan senang hari menjabarkan setiap rincian fitur dan cara mengoperasikan software ini, agar calon klien mendapatkan info yang lengkap. Jadi tunggu apalagi? Ketahui lebih lanjut dan coba demo Talenta di sini.