Surat keterangan kerja atau paklaring adalah sebuah dokumen yang digunakan karyawan yang pernah punya ikatan kerja dengan suatu perusahaan sebagai bukti tertulis mereka pernah bekerja pada perusahaan tersebut. Selanjutnya, surat tersebut akan mereka gunakan untuk mendaftar kerja pada perusahaan lain. Pada prakteknya fungsi dari surat keterangan kerja tidak terbatas hanya itu saja. Banyak urusan yang biasanya membutuhkan surat ini sebagai pelengkap administrasi.

Kemudian bagi Anda sebagai HR, tentu saja surat ini akan sangat membantu Anda untuk memudahkan proses perekrutan karyawan baru. Apalagi jika perusahaan Anda sudah biasa menerima puluhan atau ratusan CV yang masuk untuk melamar. Anda juga suatu saat akan ada di posisi dimana Anda yang akan mengeluarkan surat ini bagi karyawan Anda yang keluar dari perusahaan. Tapi sebenarnya apa saja manfaat dari surat keterangan kerja ini? Simak daftarnya agar Anda paham betul pentingnya surat keterangan kerja.

1. Menunjukkan Kinerja & PHK yang Baik

   Secara umum, isi dari surat keterangan kerja adalah data diri dan penilaian secara umum kinerja karyawan yang bersangkutan selama ini. Sehingga surat ini akan berisi informasi terkait kinerja mereka mulai dari awal menjadi karyawan resmi hingga karyawan tersebut keluar atau mengundurkan diri. Bahkan berlaku juga bagi karyawan yang telah habis masa kerjanya atau karyawan kontrak. Artinya, surat keterangan kerja tidak terbatas pada karyawan tetap saja.

   Syarat utama mendapatkan surat ini adalah memiliki kelakuan baik serta keluar atau PHK secara baik-baik pula. Sehingga ketika calon karyawan Anda sudah membawa surat ini, dapat dikatakan mereka tidak memiliki masalah apapun dengan perusahaan sebelumnya. Terlepas dari kinerjanya yang bisa jadi tidak terlalu berprestasi, namun mereka masih terbilang “normal”.

2. Bentuk Apresiasi Perusahaan

   Meskipun penilaian yang diberikan dalam surat tersebut hanya kata-kata ringkasan, namun hal itu sudah menggambarkan bahwa secara keseluruhan karyawan yang bersangkutan telah cukup atau memang profesional dalam bidangnya. Surat ini menunjukkan bahwa perusahaan menghargai atau mengapresiasi karyawannya dengan benar. Anda sebagai perusahaan yang juga akan mengeluarkan surat ini akan memiliki budaya yang baik terkait menghargai karyawan.

3. Bukti Resmi Pengalaman Kerja

   Surat keterangan kerja sangat berharga bagi karyawan yang masih memiliki usia di bawah 25 tahun. Mereka biasanya memang beberapa kali pindah perusahaan dengan alasan ingin mencari pengalaman. Maka surat keterangan kerja inilah yang akan menjadi bukti pengalaman kerja mereka secara resmi. Karyawan yang masih muda dan memiliki jiwa penyuka tantangan cenderung akan mengumpulkan surat keterangan kerja untuk mendapatkan perusahaan yang dapat dibilang besar. Sedangkan bagi Anda yang mengeluarkan surat ini, akan dilihat oleh perusahaan lain atau bahkan perusahaan kompetitor sebagai perusahaan yang memiliki kredibilitas. Hanya dengan mengeluarkan surat keterangan kerja.

4. Kepentingan Jaminan Sosial

   Surat keterangan kerja terkadang juga dikeluarkan ketika karyawan belum keluar dari perusahaan. Tentu saja isi dan format suratnya sedikit berbeda dengan surat keterangan kerja untuk karyawan yang keluar dari perusahaan. Fungsi surat keterangan kerja jenis ini biasanya untuk melengkapi syarat administratif untuk urusan yang berkaitan dengan jaminan sosial, misal BPJS. Baik itu  pendaftaran, klaim pencairan saldo BPJS, pemindahan status kepesertaan, dan sebagainya. Termasuk untuk membuat kartu kredit atau mengajukan pinjaman dana di bank.

5. Syarat Administratif saat Perekrutan

   Hal terpenting dan fungsi utama surat ini tentu saja sebagai syarat administratif ketika karyawan Anda melakukan proses rekrutmen. Baik di perusahaan Anda maupun di perusahaan lain, misal setelah keluar dari perusahaan Anda. Surat keterangan kerja secara tidak langsung sebagai tolok ukur penilaian apakah karyawan Anda memiliki pengalaman kerja atau tidak. Hal ini erat kaitannya dengan penjelasan poin 3 di atas.

   Selain melamar kerja di perusahaan lain, surat keterangan kerja juga dapat digunakan sebagai syarat administratif ketika mereka akan melanjutkan pendidikan. Baik pendidikan yang mereka biayai sendiri atau yang dibiayai oleh perusahaan Anda. Karena sangat mungkin hal ini digunakan perusahaan Anda untuk mengembangkan kemampuan dan karir para karyawan yang berpotensi menjadi kunci perusahaan.

Itu tadi beberapa poin manfaat yang menunjukkan pentingnya membuat surat keterangan kerja bagi karyawan Anda yang keluar dari perusahaan. Begitu juga penting untuk memberi syarat surat keterangan kerja bagi karyawan yang melamar ke perusahaan Anda. Ketika Anda menerima surat keterangan kerja dari karyawan baru, tugas Anda selanjutnya adalah menyimpan informasi tersebut dalam database karyawan. Hal ini akan bermanfaat ketika perusahaan Anda butuh informasi terkait rekam jejak karyawan yang bersangkutan. Untuk mengelola database karyawan tersebut, ada baiknya Anda menggunakan bantuan aplikasi HR yang sudah tepercaya dan memiliki berbagai fitur pengelola administrasi karyawan. Salah satu aplikasi tersebut adalah Talenta. Ketahui fitur-fitur pada Talenta yang dapat membantu Anda mengelola administrasi karyawan di sini.