×

5 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Menerapkan Software HR di Perusahaan

September 20, 2017 Human Resources (HR)

Menerapkan software HR di perusahaan dapat menjadi langkah awal untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi kerja, memudahkan proses penggajian, dan berbagai fungsi bisnis lainnya. Namun, bagaimana jika Anda sudah menggunakannya di perusahaan, tetapi sepertinya tak ada perubahan berarti?

Hal tersebut bisa jadi disebabkan oleh implementasinya yang kurang maksimal. Teknologi software HR seperti Sleekr HR memang dapat membantu Anda dalam menjalankan berbagai aspek bisnis. Namun, sering kali proses implementasinya tak berjalan semulus yang diharapkan. Masih banyak perusahaan yang membuat kesalahan saat proses penerapan software HR sehingga fungsi yang didapatkan kurang optimal. Karenanya, kenali kesalahan-kesalahan tersebut agar Anda bisa menghindarinya.

Software HRUntuk memaksimalkan penerapan software HR di perusahaan, Anda harus menghindari beberapa kesalahan. (Source: skeeling221 – Pixabay)

  1. Tidak Berkomunikasi dengan Karyawan Sejak Awal

    Kesalahan satu ini sangat sering terjadi di berbagai perusahaan. Para atasan atau jajaran eksekutif di perusahan sangat mendukung penerapan software HR. Sayangnya, entah karena alasan apa, mereka tidak memberi tahu tentang hal tersebut kepada karyawannya sejak awal. Mereka baru akan mengomunikasikannya pada saat proses implementasi hendak dilangsungkan. Hal ini akan membuat karyawan Anda bingung dan kaget. Dengan implementasi teknologi baru, bisa-bisa karyawan merasa terancam.

    Oleh sebab itu, jika Anda berniat mengimplementasikan software HR, komunikasikan kepada karyawan Anda sejak awal. Jelaskan mengapa perubahan ini diperlukan dan bagaimana teknologi baru dapat memberikan dampak positif terhadap perusahaan dan perkembangannya.

    Baca juga: Tips Meningkatkan Komunikasi Antar Karyawan di Perusahaan

  2. Perencanaan yang Kurang Menyeluruh

    Menurut laporan dari Standish CHAOS 2009, perencanaan yang kurang matang menjadi penyebab utama 68% gagalnya penerapan proyek IT. Hal yang sama juga kerap menjadi penyebab kurang optimalnya penerapan software HR di perusahaan. Agar proses transisi dalam menggunakan teknologi baru bisa berjalan mulus dan sukses, Anda wajib merencanakan setiap tahap implementasi software HR dan menyusun timeline yang rinci. Misalnya, maksimal seminggu sebelum software HR dipasang, pastikan seluruh karyawan telah mengetahuinya. Lalu, untuk proses transisi, Anda bisa menetapkan waktu selama sebulan.

  3. Tidak Menyiapkan Resource untuk Mengelola Sistem

    Penerapan software HR tidak selesai begitu saja setelah Anda memasangnya. Perjalanan justru baru dimulai. Anda harus memastikan bahwa sistem terus ter-update secara rutin, data HR terekam secara detil, dan sebagainya. Tentu dibutuhkan waktu khusus untuk melakukan hal-hal tersebut. Karenanya, sebaiknya Anda menunjuk seseorang untuk mengerjakannya, terlebih jika perusahaan Anda memiliki karyawan dalam jumlah cukup banyak. Memasukkan data sebanyak itu tentu akan memakan waktu. Jika tidak ada orang khusus untuk melakukannya, efisiensi kerja akan terganggu.

    Baca juga: 3 Macam Training Karyawan untuk Meningkatkan Retensi dan Motivasi Kerja

Software HRKomunikasi yang menyeluruh dapat membantu Anda terhindari dari kesalahan penerapan software HR di perusahaan. (Source: Hamza Butt – Flickr)

  1. Memasukkan Data yang Tidak Akurat

    Teknologi baru memang dapat membuat penggunanya excited. Karyawan Anda mungkin sudah tidak sabar untuk segera mencobanya. Hal inilah yang dapat menimbulkan kesalahan. Karena terlalu excited dan proses transisi tak berjalan mulus, banyak perusahaan yang terlalu buru-buru dalam memasukkan data ke software HR mereka. Akibatnya, risiko memasukkan data yang salah pun cenderung tinggi.

    Jika hal tersebut dilakukan, informasi yang dikelola dan disajikan oleh software HR pun akan menurun akurasinya. Demi mengatasi hal ini, Anda bisa menunjuk karyawan tertentu untuk melakukan double check terhadap data. Dengan begitu, Anda bisa segera mengetahui jika terjadi kesalahan data sebelum hal tersebut mengganggu bisnis Anda.

  2. Kurang Optimal dalam Mengelola Keamanan Data

    Data-data yang terekam dalam software HR bersifat sensitif. Di dalamnya terdapat berbagai informasi personal tentang karyawan dan perusahaan. Oleh sebab itu, sebelum memasukkan atau mentransfer data, Anda dianjurkan melakukan pengukuran tingkat keamanan untuk melindungi setiap data. Anda bisa melakukan percobaan, yakni dengan memasukkan sedikit data pada software dan mencoba beberapa fiturnya. Jika tak ditemukan masalah, Anda bisa lanjut memasukkan data-data lainnya. Setelah semua data dimasukkan, tingkat keamanan harus diatur menggunakan password untuk setiap karyawan yang diizinkan menggunakan sistem.

Teknologi software HR seperti Sleekr HR tak diragukan lagi mampu membantu bisnis Anda berjalan lebih efisien dalam bidang HR. Namun, Anda harus tetap mewaspadai risiko terjadinya kesalahan-kesalahan di atas agar bisa mendapatkan fungsi maksimalnya.

Artikel terkait

5 Alasan Pentingnya Cloud HRIS untuk Skalabilitas Perusahaan

September 20, 2016 Human Resources (HR)

Cloud HRIS merupakan salah satu sistem terpenting bagi proses skalabilitas perusahaan. Human Resource Information System atau yang biasa disingkat dengan HRIS adalah aplikasi berbasis komputer yang digunakan untuk mengumpulkan dan memproses data terkait dengan fungsi Human Resources Management (HRM). Banyak perusahaan besar yang mulai menggunakan sistem ini untuk meningkatkan keefektifan kinerja mereka. Sebenarnya, pemanfaatan HRIS…

Baca selengkapnya