We are hiring!
Undang demo
×

Tahapan, Metode dan Pendekatan Analisis Beban Kerja di Perusahaan

Analisis beban kerja sangat berkaitan dengan penyusunan kebutuhan pegawai. Penyusunan kebutuhan pegawai biasanya terdiri dari tugas pokok dan fungsi, analisis, dan informasi jabatan seperti nama dan ikhtisar jabatan, uraian tugas, analisis beban kerja, kebutuhan pegawai, dan peta jabatan kebutuhan. Metode workload analysis adalah proses menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut.

Analisis beban kerjaApa saja metode yang terdapat dalam analisis beban kerja? (Source: managersareheroes.com)

Ada tiga tahapan utama dalam metode analisis beban kerja, yaitu:

  1. Metode Daftar Pertanyaan

    Metode daftar pertanyaan adalah metode yang digunakan dengan cara menyusun daftar pertanyaan terbuka yang berisi uraian tugas dari setiap pegawai/pemegang jabatan. Nantinya, metode ini juga akan disesuaikan dengan hasil analisis jabatan.

    Baca juga : 4 Pertanyaan Untuk Meningkatkan Retensi Karyawan

  2. Metode Wawancara

    Sesuai dengan namanya, metode wawancara adalah metode yang digunakan untuk mewawancarai setiap pegawai atau pemegang jabatan yang memiliki tugas pokok dan fungsi tertentu yang dikerjakan oleh setiap individu.

  3. Metode Pengamatan Langsung

    Pada metode pengamatan langsung adalah metode yang dilakukan untuk mengamati secara langsung apa pekerjaan yang dipegang oleh seorang pemegang jabatan.

    Baca juga : 5 Metode Akurat Untuk Melakukan Penilaian Kerja Karyawan

Lalu, bagaimana cara menghitung beban kerja?

  1. Setelah melakukan pendekatan di atas, diharapkan Anda dapat memiliki perspektif yang lebih luas. Selanjutnya, Anda bisa melakukan perhitungan beban kerja per waktu dan volume kerja. Bila didasarkan pada peraturan pemerintah, kerja efektif adalah lima jam per hari. Jumlah ini telah dikurangi oleh beberapa keperluan karyawan seperti makan dan melepas lelah. Pada waktu lima jam inilah dapat diketahui volume kerja standar yang dapat diraih.

    Caranya adalah dengan mengolah data laporan beban kerja yang dilakukan oleh unit pelaksana. Setelah itu, melalui data laporan beban kerja yang berasal dari satuan organisasi, Anda dapat menghitung isi kerja dengan cara berikut: Isi kerja = beban kerja x waktu. Lalu setelah semua jenis produk dikalkulasikan, tentukan jumlah dari isi kerja jabatan dan unit melalui cara satuan orang per jam (QJ).

    Ada sekitar empat waktu kerja yang efektif, yakni waktu kerja per hari, minggu, bulan, dan tahun. Rumus yang ditetapkan untuk rumus waktu kerja efektif per hari adalah 1 hari x 7 jam x 60 menit = 8.400 menit.

    Sedangkan untuk waktu kerja efektif per tahun adalah 240 hari x 7 jam x 60 menit = 100.800 menit.

    Rumus yang berlaku untuk isi kerja jabatan beserta hasil hitung dari jumlah kebutuhan pegawai per jabatan yaitu waktu penyelesaian kerja dikali dengan beban kerja dibagi waktu kerja efektif.

Analisis beban kerjaAnalisis beban kerja terbagi lagi ke dalam beberapa pendekatan. (Source: blog.sfgate.com)

Anda dapat melakukan analisis beban kerja dengan melakukan tiga pendekatan sebagai berikut:

  1. Pendekatan Organisasi

    Dari pendekatan ini, diharapkan Anda dapat memahami tugas dan fungsi setiap satuan kerja dan berbagai hal lain yang terkait. Pendekatan ini juga dapat membuat Anda mengerti akan sistem koordinasi yang dibutuhkan antar unit satuan kerja. Dengan demikian, Anda bisa mengetahui tugas individual setiap pekerja sekaligus tugas sebagai bagian dari team work dalam kesatuan perusahaan.

    Baca juga: 7 Cara Meningkatkan Motivasi Tim untuk Tujuan Perusahaan

  2. Pendekatan Analisis Jabatan

    Dalam pendekatan ini, Anda diharapkan mampu memberikan suatu pemahaman mengenai jumlah, penempatan, hingga penerimaan pegawai pada waktu yang ditentukan. Hal ini kelak akan digunakan sebagai dasar melakukan promosi, memberikan reward, hingga melakukan mutasi.

  3. Pendekatan Administratif

    Dengan pendekatan administratif, hal yang nantinya akan diperoleh adalah kebijakan organisasi dan berbagai hal lain yang berkaitan dengan administrasi pegawai.

Melalui analisis ini, maka pembagian kerja, waktu, dan pencapaian target semakin jelas dan masuk akal. Tidak ada lagi perusahaan yang merugikan pegawainya dengan memperkerjakan di luar batas waktu bekerja atau tidak ada lagi perusahaan yang mengalami kerugian karena mempekerjakan pegawainya dengan tugas sedikit namun dengan biaya yang fantastis. Semoga bermanfaat.