Kewajiban perusahaan untuk memberikan gaji pada karyawannya bukanlah hal sepele. Penyampaian gaji yang dilakukan secara rutin pada karyawan yang dimiliki, biasanya dilakukan setiap bulan, perlu perhitungan yang cermat dan pemahaman pada aturan yang berlaku. Oleh karenanya, perusahaan bisa menggunakan bantuan software payroll
Dalam menyampaikan gaji karyawan setiap bulannya, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal diluar urusan teknis. Peraturan yang berlaku pada setiap daerah di Indonesia mengatur tentang upah minimum regional yang harus diberikan. Upah dari perusahaan, tidak boleh kurang dari upah minimum tersebut untuk pegawai tetap.

Selain perihal aturan upah minimum regional, perusahaan juga perlu mengetahui tentang aturan pajak yang berlaku untuk setiap penghasilan karyawan. Akan lebih baik lagi jika perusahaan memiliki sistem tertentu untuk langsung memotong pajak tersebut dan menyampaikannya. Perusahaan bisa memberikan tanda setoran pajak sebagai bukti bahwa pajak telah disetorkan. Setidaknya terdapat empat hal lain yang perlu diperhatikan perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Pekerja Bebas & Pekerja Tetap

   Perusahaan memiliki kebijakan masing-masing dalam merekrut tenaga kerja atau karyawan yang diperlukannya. Ada karyawan yang kemudian diberikan status sebagai karyawan tetap, ada pula yang bekerja dengan status pekerja bebas. Secara teknis, metode penyampaian payroll dari kedua jenis karyawan ini juga berbeda.
   Karyawan tetap akan mendapatkan hak seperti tunjangan dan gaji bulanan rutin pada tanggal tertentu. Selain itu, karyawan tetap juga berhak atas upah lembur, jika karyawan tersebut bekerja lebih dari 40 jam perminggunya.
   Berbeda dengan pekerja lepas, karyawan tipe ini biasanya diberikan bayaran sesuai dengan pekerjaan yang dilakukannya. Baik pembayaran di muka atau di belakang, karyawan dengan status pekerja lepas tidak memiliki hak untuk mendapat tunjangan atau uang lembur.

2. Prosedur Perekrutan

   Ketika melakukan perekrutan, perusahaan juga sebaiknya telah mempersiapkan prosedur pengurusan pajak yang harus dipenuhi oleh calon karyawan. Hal ini berguna untuk mengkonfirmasi bahwa karyawan merupakan tenaga kerja legal yang bisa bekerja dan mendapatkan penghasilan di negara Indonesia.

   Legalitas karyawan akan berpengaruh pada beban pajak yang dimiliki atas penghasilan yang didapatkannya. Perusahaan sebaiknya selektif ketika menerima tenaga kerja, karena kesalahan dalam penilaian legalitas bisa menjadi masalah di kemudian hari.

3. Pertimbangan Umum pada Regulasi yang Berlaku

   Penggunaan software payroll untuk membantu sistem penggajian dalam perusahaan biasanya akan terintegrasi dengan peraturan yang berlaku terkait ketenagakerjaan. Hal ini akan memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk senantiasa mengikuti perkembangan peraturan yang berubah sehingga perusahaan tidak melakukan pelanggaran secara hukum.
   Update pada sistem yang digunakan, akan dilakukan oleh penyedia jasa aplikasi HR terkait sehingga perusahaan tidak perlu repot mencari dan memberlakukan peraturan baru. Secara sistematis, regulasi yang berubah akan dimasukkan ke dalam sistem sehingga perusahaan bisa melakukan pembayaran seperti biasanya.

   Tidak sedikit perusahaan yang bermasalah dengan regulasi yang berlaku terkait ketenagakerjaan dan berujung pada urusan hukum. Tentu urusan hukum ini akan sangat menghambat produksi perusahaan sehingga sebisa mungkin harus dihindari. Penggunaan software yang berkualitas, secara langsung bisa membantu perusahaan terhindar dari masalah fundamental ini.

4. Pengarsipan yang Tersusun Rapi

   Satu hal yang dirasa sangat membantu untuk sistem penggajian dengan software payroll adalah tersedianya arsip yang bisa diakses setiap saat. Arsip dalam bentuk digital ini akan tersimpan pada database sistem, sehingga baik karyawan maupun perusahaan, dalam hal ini HRD, bisa mengakses dokumen ini.

   Dokumen arsip payroll yang ada sebelumnya, harus diatur sedemikian rupa secara manual sehingga HRD harus bekerja ekstra. Penyusunan berkas, baik dalam bentuk cetak maupun file digital yang dikelola dengan software tradisional akan memakan waktu yang lebih banyak. Pada era informasi seperti sekarang, pemborosan waktu harus dapat diminimalisasi.
   Penggunaan software yang berkualitas juga akan memberikan akses arsip pembayaran payroll pada smartphone dari karyawan. Ketika karyawan perlu melakukan akses, mereka bisa melihat dan bahkan mengunduh berkas tersebut. Kemudahan ini juga bisa didapatkan oleh HRD. Jadi ketika perlu untuk memeriksa file terkait, HRD tidak perlu membuka laci atau sistem utama dan cukup mengakses dengan smartphone yang dimilikinya.

Mengurusi payroll setiap karyawan memang bukan pekerjaan mudah. Serangkaian variabel perlu selalu diperhatikan dan dilakukan update yang rutin. Proses penggajian juga harus dilakukan dengan terbuka, agar setiap karyawan mengetahui benar berapa hak yang harus diterima dan berapa kewajiban yang harus dipotong dari hak tersebut.

Software payroll, merupakan jawaban atas mudahnya pengelolaan payroll pada karyawan perusahaan. Biasanya program ini masuk dalam satu rangkaian software HR. Sleekr, merupakan salah satu produk software HR yang menawarkan fitur ini. Selain itu, Sleekr juga membantu mempersiapkan slip gaji, lengkap dengan tagihan PPh 21 dan BPJS Ketenagakerjaan.