Masuk dalam divisi HR menjadi satu hal yang cukup krusial dalam satu perusahaan. Bagaimana tidak, keberadaan setiap staf segala urusan yang bersinggungan dengan karyawan perusahaan akan bergantung pada HRD dalam prosesnya. Mulai dari perekrutan hingga pengembangan dan evaluasi, HRD memiliki tugas utama untuk memastikan setiap proses tersebut berjalan optimal. Pada perusahaan kekinian, biasanya penggunaan software HRD jadi pilihan guna membantu meringankan pekerjaan divisi atau bagian HRD.

Jika dilihat dari job description yang dimiliki divisi HR, secara umum adalah bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia, membantu membuat sistem HR yang efektif dan efisien, melakukan seleksi, promosi, transfering, dan demosi pada karyawan yang dianggap perlu, membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya, membuat surat tugas karyawan, menangani administrasi kepegawaian, melakukan rekap absensi serta melakukan pengarsipan dokumen perusahaan.

Tentu sebagai HRD  yang baik, pekerjaan tersebut harus bisa dilakukan dengan optimal dan mencapai titik target yang ditentukan. Namun keberadaan software HRD di dunia bisnis agaknya memberikan pengaruh pada hal tersebut. Tidak sedikit pekerjaan yang dapat terbantu dengan keberadaan software semacam ini.

1. Membuat Surat Tugas Karyawan

   

   Pembuatan surat tugas ditujukan sebagai legalisasi sekaligus perintah langsung dari perusahaan untuk karyawan pada pekerjaan tertentu. Pembuatannya mempertimbangkan kualifikasi karyawan untuk pekerjaan tersebut, kesediaan karyawan, serta besaran bonus atau upah yang akan diberikan setelah pekerjaan tersebut selesai.

   Pembuatan surat tugas dengan cara tradisional dibuat secara langsung oleh staf HRD kemudian dimintakan konfirmasi kepada manajer, baru diberikan kepada karyawan yang akan bertugas. Proses ini memakan waktu yang cukup lama, karena harus memastikan kehadiran manajer atau atasan yang akan mengkonfirmasi surat tugas tersebut, kemudian disampaikan pada karyawan, pun jika karyawan tersebut hadir.

   Kehadiran software HRD dalam operasional dapat memangkas waktu yang digunakan. Setiap proses bisa dilakukan pada satu platform yang dipakai untuk melakukan komunikasi setiap staf di perusahaan, sehingga proses konfirmasi dan penyampaian berkas juga bisa dilakukan secara online, kapan pun dan di mana pun.

2. Melakukan Rekap Absensi Karyawan

   

   Setiap bulan atau setiap periode waktu tertentu, HRD akan membuat rekapitulasi absensi kehadiran karyawan pada perusahaan. Data rekapitulasi ini akan digunakan sebagai salah satu pertimbangan dalam evaluasi serta berpengaruh pada pemotongan atau penambahan gaji terkait dengan kehadiran. Setiap karyawan memiliki data absensi masing-masing dan harus dicatat dengan tepat.

   Penggunaan software HRD, kembali dapat membantu proses ini. Idealnya software semacam ini mempunyai fitur absensi yang akan terarsip secara otomatis. Bagian HRD hanya tinggal mengakses arsip yang ada pada penyimpanan data software, dan bisa secara langsung memeriksa kehadiran setiap karyawan semudah mengetikkan nama karyawan tersebut. Proses pencatatan jauh lebih cepat dan praktis, tanpa menghabiskan waktu berharga milik perusahaan.

3. Menangani Administrasi Kepegawaian

   

   Administrasi kepegawaian mencakup pembuatan database, pengurusan cuti dan libur, pencatatan capaian dan apresiasi, hingga pengurusan pajak dan asuransi kesehatan atau jaminan sosial seperti BPJS Ketenagakerjaan. Sedemikian banyak berkas harus dirangkum oleh HRD untuk menyusun satu database yang lengkap, sehingga dapat digunakan setiap saat untuk berbagai keperluan menyangkut karyawan yang ada.

   Database ini akan jadi dasar dalam pengambilan keputusan strategis terkait karyawan yang ada, sehingga harus dipastikan bahwa memiliki akurasi yang tinggi. Hal lain yang berkenaan langsung dengan database juga adalah mengenai pengupahan dan penyampaian slip gaji. Dengan data yang tepat, maka tidak akan lagi terjadi adanya kesalahan perhitungan gaji dan kesalahan penyampaian slip gaji pada karyawan.

Software HRD memiliki fitur penyusunan database sesuai formulir yang ditentukan agar setiap karyawan dapat melakukan pengisian dengan format yang sama. Database yang tersusun kemudian akan diintegrasikan dengan absensi, perhitungan gaji, penyampaian slip gaji, hingga pembayaran pajak dan jaminan sosial. Dengan begini HRD akan menghemat sangat banyak waktu dan tentu bisa digunakan untuk hal strategis lain yang lebih krusial.

Melihat manfaati software HRD yang beragam untuk divisi HR, tentu tidak heran bahwa penggunaan software ini semakin menjamur di Indonesia. Peningkatan efektivitas waktu dan optimalnya sumber daya perusahaan jadi alasan utama penggunaan software semacam ini. Selain itu, proses digitalisasi berkas dan pengurusan administrasi juga memudahkan kedua belah pihak, baik karyawan maupun perusahaan dalam operasionalnya.

Tidak lagi akan dijumpai alasan keterlambatan pengurusan berkas dari HRD karena hari libur atau ketidakhadiran orang yang bersangkutan, sebab dengan menggunakan layanan online semua bisa dilakukan dengan mudah pada satu platform  yang sama.

Mekari Talenta, sebagai salah satu software HRD #1 di Indonesia yang memiliki banyak fitur, siap menjadi partner perusahaan Anda. Fiturnya yang lengkap dapat membantu bagian HRD secara khusus dan perusahaan serta karyawan secara umum dalam melakukan proses administrasi dan optimalisasi potensi karyawan. Atur jadwal demo di kantor Anda dengan menghubungi tim Talenta sekarang juga.