Pembuatan kebijakan pada sektor sumber daya manusia dan mengimplementasikannya pada karyawan merupakan hal paling krusial yang harus dilakukan seorang manajer HR. Penyusunan dan perumusan kebijakan haruslah sangat cermat dan teliti. Data yang kuat diperlukan sebagai dasar perumusan kebijakan ini. Untuk membantu prosesnya, sangat disarankan menggunakan software payroll.

Penggunaan software payroll sangat efektif untuk eksekusi kebijakan yang dibuat, serta mengelola data karyawan terkait cuti, upah, insentif khusus dan hadiah atau sanksi tertentu. Banyak manfaat yang bisa diambil dari sisi karyawan dengan penggunaan software payroll yang terintegrasi dengan data lain. Di bawah ini adalah beberapa keuntungan yang bisa didapatkan perusahaan dengan menggunakan software payroll.

1. Pengarsipan Data Penggajian Karyawan

   

   Penyimpanan data karyawan pada software payroll dilakukan dengan aman dan berbasis cloud storage. Hal ini akan mengurangi intensitas karyawan membawa berkas fisik dokumen (seperti akta kelahiran, kartu keluarga, dan berkas penting lainnya). Selain disimpan, data ini juga dapat diakses oleh karyawan setiap saat dengan koneksi internet saja.

   Data penyampaian payroll karyawan tidak lagi perlu memakan tempat dan media yang banyak karena setiap data rekaman atau arsip dapat disimpan secara online. Tentu saja, penyimpanan secara digital juga memungkinkan pencarian data yang lebih cepat ketika kemudian diperlukan untuk akses data payroll karyawan untuk keperluan tertentu.

2. Melihat Slip Gaji Secara Online

   

   Penggunaan software payroll memungkinkan setiap karyawan dapat mengakses informasi mendetail terkait slip gaji yang menjadi hak mereka. Akses ini bisa dilakukan secara langsung, kapan pun dan di mana pun sehingga akan memudahkan karyawan dalam mendapatkan haknya.

   Slip gaji yang tersedia juga merupakan bentuk digital dari slip gaji sebenarnya, sehingga setiap detail dan perhitungan yang nantinya ada pada arsip slip gaji merupakan perhitungan sebenar-benarnya dan sesuai kenyataan. Karyawan bisa juga melakukan koreksi bilamana terdapat beberapa hal yang kurang sesuai pada detail slip gaji yang ada. Cukup melakukan pengunduhan, kemudian dikonfirmasi secara langsung pada bagian terkait.

3. Mendapatkan Slip Gaji Tanpa Perlu ke HRD

   

   Slip gaji sendiri memiliki banyak fungsi yang dapat dimanfaatkan karyawan, salah satunya adalah sebagai kelengkapan untuk mengajukan kredit atau pinjaman ke bank. Biasanya, ada saja karyawan yang akan merasa malu ketika meminta slip gaji ke HRD untuk keperluan-keperluan semacam ini.

   Namun dengan menggunakan software payroll, karyawan tidak lagi perlu mendatangi bagian HRD secara langsung untuk meminta berkas fisik dari slip gaji yang diperlukannya. Karyawan bisa mengunduh file digital yang terarsip dengan rapi, kemudian pengunduhan ini hanya akan diketahui oleh atasan terkait. Privasi karyawan akan tetap terjaga dan tidak perlu lagi merasa malu jika ingin meminta slip gaji untuk dua keperluan tersebut di atas.

4. Perhitungan Lembur, Absensi, dan Detail Pembayaran Upah

   

   Pengaturan shift kerja yang dilakukan perusahaan dapat langsung diketahui karyawan melalui aplikasi pada smartphone yang telah terintegrasi. Hal ini meminimalisasi adanya ketidaktahuan jadwal kerja sehingga mengurangi jumlah salah perhitungan. Software payroll juga memungkinkan untuk langsung terintegrasi dengan software absensi, sehingga akan dengan mudah menghitung jumlah lembur yang dilakukan karyawan, dan masuk ke dalam perhitungan pembayaran gaji.

   Selain menghitung jumlah lembur, misal karyawan menerima insentif makan atau uang makan yang dihitung harian, karyawan juga bisa melakukan pengecekan ulang pada detail yang tercatat pada slip gaji. Apakah uang makan, uang lembur, dan berbagai penghitungan lain telah dihitung dan disampaikan secara tepat? Dengan begini karyawan bisa turut melakukan kontrol pada kesehatan sistem keuangan perusahaan.

5. Pembaruan Informasi Keuangan Karyawan

   

   Setiap karyawan memiliki hak atas sejumlah gaji dan insentif apapun dari perusahaan, sesuai dengan porsi dan apa yang telah dilakukan karyawan. Di sisi lain, karyawan wajib memberikan data yang tepat terkait dengan Nomor Pokok Wajib Pajak atau rekening bank yang jadi tujuan transfer upah setiap bulannya.

   Penggunaan software payroll memungkinkan karyawan melakukan update pada kedua hal krusial ini. Karyawan dapat melakukan update NPWP dengan mudah sesuai sistem yang berlaku, kemudian akan diketahui secara langsung oleh atasan yang berwenang. Tentu NPWP berfungsi sebagai kelengkapan dalam pemenuhan kewajiban pajak dari setiap karyawan.

   Terkait dengan rekening bank, karyawan juga bisa sewaktu-waktu melakukan pembaruan bilamana karyawan ingin mengganti rekening tujuan transfer upah setiap bulan. Prosesnya mudah, melalui fitur dan opsi pada software payroll yang digunakan, sehingga akan menghemat waktu dan tenaga untuk melakukan update kedua informasi ini.

6. Data Valid dan Kepercayaan Karyawan

   

   Dengan kemudahan akses pada data-data terkait payroll milik karyawan pada perusahaan, tentu karyawan akan memiliki kepercayaan yang besar pada perusahaan. Keterbukaan informasi dan kemudahan akses bisa meningkatkan kepercayaan pada perusahaan, dan akan berimbas pada peningkatan kinerja dari karyawan.

   Untuk perusahaan sendiri, software payroll dapat menjadi kontrol yang baik pada sistem keuangan sekaligus menjadi media penyampaian data yang valid terkait pembayaran dan penghitungan payroll setiap karyawan.

Penggunaan software payroll sendiri secara langsung akan meringankan kerja divisi HR dalam jalannya perusahaan. Dalam jangka waktu panjang, perusahaan juga akan sangat diuntungkan terkait dengan berbagai fitur yang tersedia, sehingga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Hal ini penting, demi perkembangan perusahaan kedepannya dan menjaga hubungan perusahaan dengan asetnya, yakni karyawan yang dimiliki.

Sleekr, sebagai salah satu software HR, hadir sebagai partner perusahaan untuk urusan HR. Sleekr memiliki fitur software payroll yang terintegrasi dengan data lain, sehingga memudahkan perusahaan dan HRD untuk mengelola karyawan yang dimiliki. Selain software payroll, Sleekr juga menyediakan fitur penghitungan dan pemotongan PPh 21 dan iuran BPJS Ketenagakerjaan, sehingga karyawan juga bisa menjadi seorang taat pajak dan terjamin dalam asuransi resmi pemerintah. Segera ajukan demo sleekr sekarang!