Keuntungan Sistem Pengarsipan dalam Aplikasi Slip Gaji

Dalam proses pembayaran gaji kepada karyawan, perusahaan berkewajiban untuk memberikan rincian terkait nominal gaji yang dibayarkan. Komponen gaji berupa gaji kotor, berbagai potongan dan tambahan, hingga jumlah gaji bersih, harus dituliskan secara rinci dan disampaikan pada karyawan. Inilah yang merupakan contoh dari komponen slip gaji. Dalam prakteknya, penyampaian dan pencatatannya bisa dibantu dengan menggunakan aplikasi slip gaji.

Pada komponen gaji yang diterima karyawan biasanya akan dikenai pajak penghasilan sebagai faktor pengurang. Selain itu, masih ada potongan dari ketidakhadiran, jika ada, dan potongan iuran lain (iuran pensiun, iuran BPJS Ketenagakerjaan, dan sebagainya). Komponen ini akan mengurangi gaji yang diterima. Juga ada komponen penambah seperti tunjangan (tunjangan jabatan, keluarga, daerah tertinggal dan lain sebagainya) dan bonus sebagai faktor penambah gaji.

Setiap komponen tersebut harus masuk dalam slip gaji yang disampaikan pada karyawan sebagai bentuk laporan perusahaan pada karyawan terkait perubahan pada besaran gaji yang diterima. Waktu penyampaiannya juga idealnya bersamaan dengan pembayaran gaji, sehingga karyawan bisa mengetahui jelas komponen yang berpengaruh pada besaran gaji yang diterimanya.

Sebelum penggunaan aplikasi slip gaji, slip gaji diberikan dalam bentuk berkas fisik atau dicetak dalam kertas. Pencatatannya dilakukan oleh bagian HRD, dengan memasukkan setiap data yang ada pada laporan kinerja dan keuangan setiap karyawan. Penyampaian slip gaji semacam ini memiliki risiko terjadi kesalahan karena dikerjakan oleh manusia, dan berkaitan dengan banyak berkas.

Penggunaan aplikasi slip gaji kini sangat membantu proses penyampaian slip gaji dengan akurasi dan ketepatan waktu yang baik. Penyimpanan arsip slip gaji juga lebih terjamin karena berada dalam file digital yang tidak mudah rusak dan dapat diakses kapan saja. Slip gaji perlu disimpan dengan baik karena beberapa alasan penting.

Urusan Perpajakan

Slip gaji bisa digunakan sebagai dasar pengisian laporan pajak yang menjadi kewajiban setiap pegawai. Pemotongan pajak pada penghasilan karyawan yang bersangkutan dilakukan oleh perusahaan dan langsung dibayarkan pada negara. Selanjutnya, tugas karyawanlah untuk melaporkan pemotongan tersebut pada dinas terkait sebagai kewajiban karyawan.

Data pemotongan pajak pada slip gaji menjadi dasar pelaporan pajak yang dilakukan oleh karyawan. Itu sebabnya, slip pajak harus disimpan dengan baik agar dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melaporkan pajak yang telah dibayarkan melalui perusahaan.
Bukti Jumlah Pendapatan

Karyawan umumnya menggantungkan hidup dari pendapatan yang mereka peroleh setelah bekerja. Sistem perkreditan, turut membantu karyawan dalam mendapatkan apa yang diinginkan. Pengajuan kredit ini biasanya mensyaratkan slip gaji sebagai komponen utama dalam pengajuan kredit sebagai bukti kapasitas yang dimiliki karyawan tersebut.

Dengan penyimpanan data pada aplikasi slip gaji, berkas terkait bisa diakses kapanpun dengan mudah dan bisa segera dimanfaatkan. Penyimpanan berbentuk file digital juga membantu menghindarkan rusaknya berkas karena dimakan rayap atau basah atau kondisi yang lainnya.
Kontrol Ketertiban Pembayaran

Memiliki arsip slip gaji yang rapi memungkinkan perusahaan dan karyawan untuk melakukan kontrol pada pembayaran yang dilakukan. Karyawan bisa dengan mudah memonitor gaji setiap bulan yang diterima dan mengonfirmasi setiap potongan dan tambahan yang ada. Selain itu, dari sisi perusahaan, slip gaji bisa digunakan sebagai kontrol pada laporan keuangan sebagai konfirmasi dana yang dialokasikan pada gaji karyawan.

Jika diperhitungkan dengan tertib dan disampaikan tepat waktu, slip gaji bisa menjadi sarana yang menguntungkan kedua belah pihak dan meminimalisasi terjadinya kesalahpahaman. Keberadan slip gaji jadi bukti valid bahwa perusahaan mengeluarkan sejumlah uang, dan diterima oleh karyawan pada jumlah yang sama sesuai perhitungan.
Bukti Potongan Dana Pensiun

Karena setiap potongan yang dilakukan pada gaji dicatat pada berkas ini, maka karyawan juga memiliki bukti pada pemotongan dana pensiun. Jika suatu saat perusahaan kehilangan data terkait dana pensiun karyawan, perusahaan bisa memeriksa potongan dana pensiun karyawan pada arsip di dalam aplikasi slip gaji yang tersimpan rapi.

Dengan begini, perusahaan mendapatkan informasi data yang valid, dan hak dari karyawan terhadap dana pensiun bisa terpenuhi dengan baik sesuai dengan potongan yang dilakukan oleh perusahaan.

Melihat betapa pentingnya slip gaji untuk kedua belah pihak, maka tidak ada salahnya perusahaan menggunakan model penyampaian dan penyimpanan berkas secara digital. Penggunaan sistem digital terkait urusan slip gaji bisa memangkas waktu yang diperlukan untuk membuat dan menyampaikan slip gaji, mengurangi risiko rusaknya arsip, dan menjamin ketepatan hitung serta keamanan arsip tersebut.

Penggunaan aplikasi slip gaji sangat disarankan agar perusahaan bisa meningkatkan efektivitas penggunaan waktu dan sumber daya yang dimiliki. Aplikasi slip gaji sendiri biasanya jadi salah satu fitur software HR. Salah satu software HR yang memiliki fitur ini adalah Mekari Talenta. Software HR yang satu ini juga mengintegrasikan setiap data terkait slip gaji pada database yang ada, sehingga akurasinya tinggi dan minim terjadi kesalahan. Jadi tunggu apalagi, permudah proses payroll dan perhitungan gaji karyawan Anda dengan aplikasi slip gaji di Sleekr. Dapatkan informasi secara lebih lengkap dan jelas tentang Mekari Talenta di sini!