HRD Juga Butuh Time Management, Ini 5 Manfaat yang Akan Didapat

Ayuna July 22, 2019 Human Resources (HR)

Flexi Time: Jenis, Aturan, dan Keuntungannya Bagi Karyawan

HR suatu perusahaan merupakan salah satu bidang yang tugasnya kompleks. Beberapa diantaranya meliputi mengelola gaji karyawan, menghitung dan membayarkan pajak perusahaan, merekrut dan menyeleksi calon karyawan, dan masih banyak lagi lainnya. Selain tugas pokok tersebut, HR juga harus membuat laporan setiap bulannya. Tidak hanya 1, tapi ada kurang lebih 4 laporan yang harus dikerjakan. Laporan kehadiran, laporan gaji, laporan izin/sakit, dan laporan cuti. Masing-masing memiliki data yang berbeda-beda tapi semuanya sama-sama akan menumpuk di akhir bulan. Sehingga tidak jarang tim HR akan rentan terhadap stres karena banyaknya tugas yang harus dikerjakan.

Dewasa ini, semakin banyak tim HR yang mulai menyerahkan hampir semua tugas administrasi mereka pada aplikasi HR yang fitur-fiturnya sudah mencakup banyak fungsi. Selain membuat pekerjaan administrasi menjadi lebih cepat selesai, aplikasi HR juga memiliki tingkat kesalahan yang kecil. Sehingga ketepatan dan validitas pengelolaan data karyawan dapat dipermudah. Meskipun begitu, tim HR tetap membutuhkan time management yang baik.

Time management berarti memanfaatkan waktu dengan baik sehingga mampu menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan lebih cerdas. Karena banyak dan kompleksnya tugas-tugas tim HR, time management yang baik sangat diperlukan. Anda harus bisa menyeimbangkan antara tugas pokok dan tugas administrasi setiap bulannya. Tugas pokok meliputi pekerjaan-pekerjaan yang tidak dapat diolah oleh aplikasi HR, misalnya membuat program pengembangan karir, melakukan analisis data karyawan, hingga melakukan interview dengan calon karyawan. Kemudian apa saja manfaat time management bagi HRD? Yuk simak uraiannya berikut ini.

  • Membantu Menentukan Skala Prioritas

    Time management mengusahakan adanya penyelesaian pekerjaan sesegera mungkin. Karena setiap pekerjaan memiliki batas waktu yang berbeda-beda, dengan time management yang tepat, Anda akan mendahulukan pekerjaan yang memiliki batas waktu paling singkat. Bisa juga Anda mendahulukan pekerjaan-pekerjaan yang lebih mudah terlebih dahulu kemudian meningkat levelnya hingga yang paling sulit. Jika pekerjaan mudah selesai lebih cepat, Anda dapat mengerjakan pekerjaan yang sulit dengan waktu yang lebih banyak.

  • Menghindari Jam Kerja Lembur

    Memiliki time management yang baik berarti mampu menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang sesuai dan wajar. Bahkan jika bisa lebih cepat selesai dari perkiraan seharusnya. Hal ini akan menghindarkan Anda dari jam kerja lembur. Banyak penelitian yang menunjukkan bahwa bekerja pada jam-jam yang seharusnya sudah digunakan untuk istirahat membuat kinerja karyawan menjadi menurun dan tidak maksimal. Maka lebih baik menghindari jam kerja lembur meskipun lembur juga dibayar. Usahakan menggunakan jam kerja lembur ketika waktu-waktu mendesak dan tidak rutin.

  • Menjaga Budaya Kerja yang Sehat

    Budaya kerja yang sehat adalah bekerja maksimal pada jam kerja seharusnya dan istirahat pada saatnya istirahat. Bukan menggunakan waktu istirahat untuk mengerjakan tugas kantor. Jika hal tersebut terlalu sering dilakukan, Anda dan karyawan pada umumnya akan rentan mengalami stres karena pekerjaan. Dengan time management yang baik, waktu istirahat akan lebih banyak dan tidak perlu memikirkan pekerjaan yang masih tersisa.

  • Mencegah Timbulnya Sikap Prokrastinasi

    Sikap prokrastinasi adalah sikap sering menunda-nunda pekerjaan hingga waktunya hampir habis bahkan melampaui batas waktu yang seharusnya. Pekerjaan yang seharusnya dikerjakan dalam waktu 4 jam dapat selesai dalam 30 menit namun hasilnya sangat berpotensi tidak maksimal atau berkualitas. Atau sebaliknya, pekerjaan yang bisa selesai dalam 1 jam justru selesai dalam waktu 3 jam karena diremehkan dan disambi dengan kegiatan lain yang tidak ada korelasinya dengan pekerjaan. Apapun bentuknya, sikap prokrastinasi tidak baik dilakukan, baik itu untuk Anda sebagai HR dan sebagai manusia maupun untuk perusahaan, pihak yang membayar Anda. Terapkan time management yang baik sehingga Anda akan memiliki manajemen-manajemen lain yang ikut baik dalam kehidupan Anda.

  • Menyeimbangkan Kualitas Administrasi & Kreatif

    Menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan efisien tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan, namun juga bagi Anda dan teman satu tim Anda. Time management akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi dengan hasil yang memuaskan seperti mengelola gaji karyawan. Sehingga Anda dapat fokus merancang program pengembangan karir dan program penunjang untuk mempertahankan karyawan dalam perusahaan Anda. Dengan begitu, pekerjaan administrasi akan selesai tepat waktu tanpa mengurangi kualitas pemikiran kreatif Anda dalam menginisiasi program karyawan.

Melihat banyak manfaat menerapkan time management diatas, tentu Anda akan jauh lebih paham betapa pentingnya mengelola waktu dengan baik. Jam kerja setiap karyawan memiliki jumlah waktu yang sama, namun tidak semua karyawan mampu memanfaatkannya dengan baik. Penerapan disiplin waktu pada diri sendiri memang sulit namun harus selalu dilatih agar praktek time management Anda efektif dan stabil hasilnya. Dukung time management Anda dengan aplikasi HR yang tepat. Salah satunya adalah Sleekr, aplikasi HR dengan banyak fitur pendukung tugas-tugas Anda. Coba demo Sleekr di sini agar Anda dapat merasakan kemudahan mengelola administrasi perusahaan dan karyawan.