Prosedur dan Etika Pengajuan Klaim Karyawan yang Perlu Dicermati

Rishna Maulina May 12, 2019 Human Resources (HR), Keuangan

Prosedur dan Etika Pengajuan Klaim Karyawan yang Perlu DicermatiSetiap perusahaan membutuhkan pengelolaan manajemen administrasi yang dapat mencakup semua kegiatan atau semua hal yang berhubungan dengan karyawan secara tepat. Salah satunya adalah perusahaan harus bijak dalam melakukan pengelolaan klaim karyawan, mulai dari klaim kesehatan sampai klaim terhadap fasilitas lainnya. Klaim atau reimbursement merupakan sebuah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan ke karyawan terhadap klaim pengeluaran yang telah dilakukan karyawan untuk kepentingan perusahaan. Apabila manajemen administrasi di perusahaan tidak dikelola secara tepat, maka semua bidang dapat terkena imbasnya. Salah satu kendala yang sering terjadi adalah proses klaim atau reimbursement yang menimbulkan salah informasi, sehingga proses klaim tidak berjalan dengan lancar. Berikut ini ada beberapa informasi penting tentang klaim karyawan yang perlu diketahui.

  1. Jenis-jenis Klaim Karyawan

    Jenis-Jenis klaim karyawan dapat berbeda di setiap perusahaan, sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan tersebut. Berikut ini ada beberapa contoh jenis-jenis klaim yang pada umumnya digunakan oleh perusahaan di Indonesia:

    1. Klaim biaya pulsa. Beberapa bidang pekerjaan pasti membutuhkan komunikasi secara intens dengan klien menggunakan ponsel pribadi. Oleh karena itu, beberapa perusahaan menyediakan klaim jenis ini untuk beberapa jabatan tertentu yang intens berkomunikasi dengan klien.

    2. Klaim biaya transportasi. Klaim jenis ini disediakan oleh beberapa perusahaan yang menyediakan reimbursement untuk biaya transportasi karyawan yang berkaitan dengan tugas pekerjaannya.

    3. Klaim biaya medical atau kesehatan. Klaim kesehatan dibedakan menjadi beberapa jenis, mulai dari klaim rawat jalan, kacamata, gigi, melahirkan (caesar maupun normal) dan klaim-klaim lainnya tergantung dari kebijakan perusahan.

  2. Waktu yang Tepat Mengajukan Klaim Karyawan

    Prosedur dan Etika Pengajuan Klaim Karyawan yang Perlu DicermatiPada perusahaan tertentu, terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memproses pengajuan klaim karyawan. Apalagi bagi perusahaan besar, biasanya mereka membutuhkan waktu beberapa hari kerja untuk memproses klaim yang diajukan oleh karyawan karena sistemnya yang cukup rumit. Perusahaan biasanya juga memiliki peraturan bahwa reimbursement hanya dapat dilakukan maksimal beberapa hari setelah tanggal yang tertera pada bukti bayar. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kemungkinan kuitansi hilang. Oleh karena itu, pengajuan klaim sebaiknya dilakukan sesegera mungkin setelah beban tersebut diterima oleh karyawan.

  3. Etika Mengajukan Klaim Karyawan

    Prosedur dan Etika Pengajuan Klaim Karyawan yang Perlu DicermatiAda beberapa hal yang harus dicermati oleh setiap karyawan sebelum mengajukan klaim atau reimbursement. Diantaranya adalah sebagai berikut:

    1. Setiap karyawan wajib taat pada aturan yang berlaku

    Setiap perusahaan pasti memiliki standard operational procedure (SOP) yang berbeda untuk setiap klaim reimbursement. Terutama bagi perusahaan besar yang memiliki peraturan yang cukup rumit, seperti besar maksimal jumlah yang dapat diganti, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, sebaiknya setiap karyawan mengikuti peraturan yang ada untuk menghindari kesalahan pelaksanaan prosedur. Apalagi jika perusahaan tersebut nantinya akan melakukan audit bagi setiap transaksi yang berkaitan dengan keuangan.

    2. Dokumen pengajuan klaim harus lengkap dan tepat

    Sebelum mengajukan klaim, setiap karyawan harus mempersiapkan seluruh dokumentasi yang dibutuhkan secara lengkap dan tepat. Dokumen tersebut diantaranya adalah kuitansi, bukti bayar, invoice, dan lain sebagainya. Pastikan bahwa bukti tersebut asli, untuk menghindari penolakan dari perusahaan. Setiap karyawan sebaiknya meng-copy bukti bayar tersebut untuk menjadi dokumentasi pribadi. Penyimpanan copy bukti bayar tersebut juga untuk berjaga-jaga jika jumlah yang diterima nantinya tidak sesuai.

    3. Memastikan jumlah uang yang diterima

    Setelah pengajuan klaim disetujui dan perusahaan telah menyerahkan uang secara tunai, setiap karyawan harus mengecek kembali dan memastikan apakah jumlah yang diterima sudah sesuai dengan nilai yang diajukan. Jika tidak, copy kuitansi yang sebelumnya telah didokumentasikan dapat menjadi bukti atas ketidaksesuaian angka tersebut. Karyawan harus berani untuk menyampaikan informasi terkait ketidaksesuaian angka tersebut kepada perusahaan. Itu berarti, karyawan telah membantu perusahaan dalam menangani kesalahan informasi jika perusahaan nantinya melakukan audit bagi setiap transaksi yang berkaitan dengan keuangan.

Itulah beberapa informasi penting tentang klaim atau reimbursement karyawan yang dapat diajukan pada perusahaan. Agar klaim dapat diproses secara lebih mudah dan praktis, setiap perusahaan sebaiknya menggunakan aplikasi atau software khusus seperti Sleekr. Selain membantu menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan SDM, Sleekr juga akan memudahkan perusahaan dalam menangani transaksi reimbursement. Setiap karyawan hanya perlu memasukkan jumlah reimbursement yang diajukan, melampirkan bukti bayar dengan cara meng-upload ke dalam sistem, dan approval dari pihak yang berwenang akan dilakukan secara otomatis. Melalui sistem ini, perusahaan juga dapat mengurangi kesalahan jumlah nominal saat pengajuan dengan pembayaran akhir.

Penggunaan software HR Sleekr akan memberikan Anda kemudahan dalam mengelola klaim dan reimbursement karyawan. Anda dapat menentukan kebijakan klaim sesuai dengan peraturan perusahaan dari saldo, ketentuan pemakaian, alur persetujuan, hingga siapa saja yang berhak menerima kebijakannya. Adanya fitur Aplikasi Mobile Karyawan akan semakin mempermudah proses klaim di perusahaan Anda. Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap tentang Sleekr, ajukan demo sekarang juga! Software HR Sleekr, solusi terbaik untuk pengelolaan manajemen perusahaan Anda.