Terkadang suatu perusahaan tidak dapat membayarkan beberapa hal yang berkaitan dengan pelaksanaan proses bisnis secara langsung. Sehingga seorang karyawan harus membayarkan terlebih dahulu. Selanjutnya karyawan tersebut dapat menuntut penggantian biaya yang keluar dengan cara mengajukan klaim atau reimbursement kepada perusahaan. Reimbursement merupakan sebuah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan ke karyawan terhadap klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan perusahaan. Kategori reimbursement di setiap perusahaan dapat berbeda-beda seperti klaim kesehatan, entertainment, transportasi, hotel, dan lain sebagainya. Ada beberapa hal yang harus dicermati oleh karyawan sebelum mengajukan klaim reimbursement. Simak uraian di bawah ini.

1. Hal Penting Sebelum Mengajukan Klaim atau Reimbursement

   Berikut ini merupakan beberapa hal penting yang perlu Anda ketahui dan cermati sebelum mengajukan klaim reimbursement ke perusahaan.

   1.Taat pada peraturan yang berlaku di perusahaan

   Setiap perusahaan pasti memiliki standard operational procedure (SOP) yang berbeda untuk setiap klaim atau reimbursement karyawan. Apalagi bagi perusahaan skala besar, biasanya memiliki aturan yang cukup rumit untuk urusan ini. Seperti besarnya maksimal jumlah yang dapat diganti, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, sebaiknya Anda sebagai karyawan harus mengikuti aturan yang ada untuk menghindari kesalahan pelaksanaan prosedur. Apalagi jika perusahaan tersebut akan melakukan audit terhadap setiap transaksi yang berkaitan dengan keuangan.

   2. Persiapkan seluruh dokumen persyaratan secara lengkap dan tepat

   Sebelum mengajukan klaim, pastikan bahwa Anda telah mempersiapkan seluruh dokumentasi persyaratan yang dibutuhkan seperti kuitansi, bukti bayar, invoice, dan lain sebagainya. Pastikan juga bahwa bukti tersebut asli, karena perusahaan hanya akan menerima sesuai dengan bukti bayar yang asli.

   3. Lakukan proses pengajuan secepatnya

   Beberapa perusahaan terkadang memiliki proses klaim reimbursement yang cukup lama. Terutama bagi perusahaan skala besar yang membutuhkan waktu beberapa hari kerja untuk proses klaim. Oleh karena itu, pengajuan reimbursement sebaiknya dilakukan tidak lama setelah beban tersebut diterima oleh karyawan. Perusahaan biasanya juga memiliki aturan bahwa reimbursement hanya dapat dilakukan maksimal beberapa hari setelah tanggal yang tertera pada bukti bayar. Hal tersebut dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kuitansi hilang.

   4. Cek kembali jumlah pengajuan klaim

   Setelah uang Anda terima secara tunai, pastikan untuk mengecek kembali apakah jumlah yang diterima sudah sesuai dengan nilai yang diajukan. Jika tidak, fotokopi kuitansi yang sebelumnya telah Anda simpan, dapat menjadi bukti atas ketidaksesuaian angka tersebut. Dengan begitu, berarti Anda telah membantu perusahaan dalam menangani kesalahan informasi jika perusahaan tersebut nantinya melakukan audit bagi setiap transaksi yang berkaitan dengan keuangan.

2. Indikator Kecurangan Dalam Proses Reimbursement

   Ternyata ada beberapa karyawan yang tidak jujur dalam mengajukan klaim di perusahaan. Oleh karena itu, tidak ada salahnya perusahaan untuk memantau pengeluaran setiap karyawan yang akan mengajukan klaim. Ada beberapa indikasi yang dapat dijadikan dasar untuk memastikan bahwa karyawan tersebut jujur atau curang.

   1. Pengeluaran seorang karyawan lebih besar dibandingkan dengan pengeluaran karyawan lainnya dalam jabatan yang sama.

   2. Mengajukan klaim reimbursement atas barang-barang atau pengeluaran yang tidak berkaitan dengan perusahaan.

   3. Melakukan mark-up terhadap pengeluaran-pengeluaran yang nilainya kecil atau sedikit.

   4. Menggunakan kartu kredit hingga limit maksimal.

   5. Melakukan double billing. Yang dimaksud double billing adalah mengajukan klaim ke perusahaan sebanyak dua kali dengan pengeluaran yang sama. Misalnya, seorang karyawan sudah menggunakan kartu kredit perusahaan untuk membayar pengeluaran namun beberapa waktu kemudian karyawan tersebut menggunakan struk pengeluaran yang sama untuk melakukan reimbursement. Ketika perusahaan memberikan kartu kredit pada karyawan, pastikan bahwa perusahaan harus melakukan monitoring dengan teliti.

3. Kelola Proses Klaim Perusahaan Lebih Optimal

   Untuk memudahkan perusahaan dalam manajemen klaim dan reimbursement,  biasanya perusahaan menggunakan aplikasi HR. Sleekr menyediakan software HR terbaik yang dapat membantu perusahaan untuk manajemen klaim atau reimbursement secara online dengan mudah. Dengan menggunakan Sleekr, admin HR dapat membuat kebijakan klaim (reimbursement) di Sleekr sesuai kebutuhan, mulai dari setting budget (berdasarkan % gaji, angka nominal tetap per bulan, atau tanpa limit), dapat langsung disetujui atau dengan persetujuan bertingkat. Selain itu, admin HR juga dapat menentukkan waktu perbaharuan saldo, waktu penggunaan saldo, dan untuk jabatan apa klaim tersebut akan diberikan. Jenis-Jenis klaim berbeda-beda disetiap perusahaan, sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan tersebut. Sleekr menyediakan kebijakan bawaan atau default berupa klaim medikal untuk reimbursement biaya-biaya pengobatan karyawan. Selain itu, perusahaan juga dapat membuat klaim-klaim lainnya sesuai kebijakan perusahaan. Contoh jenis-jenis klaim yang pada umumnya ada di Indonesia seperti klaim pulsa, klaim transportasi, dan klaim medical atau kesehatan.

Saat ini Sleekr sudah bertransformasi menjadi salah satu software HR terbaik di Indonesia, dengan nama baru yaitu Mekari Talenta. Mekari Talenta hadir sebagai salah satu software HR terbaik dan termudah bagi pengelolaan manajemen SDM perusahaan di Indonesia. Selain itu, Talenta juga merupakan solusi dan alternatif yang lebih baik dari outsource gaji, atau payroll outsourcing service Indonesia dan telah dipercaya oleh ribuan perusahaan di Indonesia. Jadi, tunggu apa lagi? Dapatkan informasi secara lebih lengkap dan jelas tentang Mekari Talenta di sini!