Proses Onboarding Karyawan Baru yang Efektif dan Berkualitas

Rishna Maulina September 5, 2019 Human Resources (HR)

Proses onboarding dianggap sebagai suatu periode saat karyawan baru di perusahaan saling mengenal dan mulai beradaptasi dengan lingkungan kerja, atasan, rekan kerja serta tugas-tugasnya. Proses ini biasanya terjadi beberapa hari atau minggu pertama karyawan tersebut masuk kerja. Perusahaan yang tidak menerapkan proses onboarding karyawan, sama saja membiarkan karyawan baru tidak memiliki pengetahuan terkait perusahaan. Baik perusahaan besar maupun kecil, seorang atasan harus memikirkan pentingnya proses onboarding bagi setiap karyawan baru yang akan memulai masa kerja mereka.

    1. Pentingnya Proses Onboarding Berkualitas

      Berikut ini beberapa alasan utama mengapa proses onboarding karyawan harus berkualitas:

      1. Proses onboarding karyawan dapat meningkatkan branding perusahaan baik secara internal maupun eksternal. Kesempatan onboarding karyawan dapat dimanfaatkan untuk memposisikan perusahaan Anda sebagai tempat yang menyenangkan untuk bekerja. Serta sebagai perkenalan terhadap semua karyawan yang ada. Ketika karyawan baru merasa nyaman dan diterima di perusahaan, itulah saat yang tepat untuk mempromosikan citra Anda. Proses onboarding yang baik tentu akan membuat para karyawan merasa bangga dengan pekerjaan dan perusahaan, sehingga mereka akan berbagi ceritanya dengan orang lain.

      2. Proses onboarding dapat meningkatkan produktivitas kerja, karena penerimaan yang baik akan membuat karyawan merasa semangat dan termotivasi. Sehingga mereka merasa sebagai karyawan yang dihargai dan ingin berkontribusi besar untuk mencapai tujuan perusahaan. Proses onboarding berkualitas dan efektif akan membuat para karyawan merasa siap untuk bekerja. Jika karyawan mengerti budaya kerja perusahaan, maka produktivitas mereka dalam bekerja pun akan meningkat. Ketika karyawan memahami nilai dan strategi perusahaan, maka mereka bisa berbagi tujuan yang sama dan lebih berkomitmen terhadap perusahaan. Sedangkan proses onboarding yang buruk akan berdampak negatif terhadap keterlibatan karyawan dengan perusahaan.

      3. Karyawan yang mengikuti struktur dan proses onboarding berkualitas dengan baik, akan lebih mungkin untuk tetap berada di perusahaan setidaknya hingga tiga tahun mendatang. Dengan meningkatnya retensi karyawan, maka secara tidak langsung perusahaan Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya. Karena proses rekrutmen karyawan akan memerlukan banyak biaya dan memakan waktu sehingga lebih baik untuk mempertahankan karyawan berkualitas daripada harus mencari kandidat yang baru.

      Baca juga: Proses Offboarding Karyawan Secara Profesional

    2. Memahami Proses Onboarding Karyawan

      Onboarding merupakan suatu proses yang memastikan karyawan baru untuk diperkenalkan kepada perusahaan, budaya dan peraturannya. Proses onboarding juga mencakup pemberian informasi yang dibutuhkan agar karyawan baru bisa mulai bekerja secepatnya dengan efektif. Berikut ini adalah beberapa langkah onboarding karyawan yang efektif:

      1. Membuat kontrak kerja untuk karyawan yang baru direkrut.

      2. Mempersiapkan tugas-tugas yang akan diberikan kepada karyawan baru selama masa percobaan (probation).

      3. Mendaftarkan karyawan baru ke alat finger print scanner untuk keperluan absensi.

      4. Menunjukkan dan mengantarkan karyawan baru ke meja kerjanya. Serta memperkenalkan karyawan baru kepada karyawan lain di setiap divisi dan/atau departemen, khususnya bagian yang terkait.

      5. Memberikan presentasi mengenai peraturan perusahaan, fasilitas dan manfaat, struktur organisasi serta job description.

      6. Melakukan entri data karyawan baru, biasanya dilakukan oleh tim HRD perusahaan. Serta melakukan input data nomor rekening karyawan ke daftar payroll.

    3. Langkah Praktis Melakukan Proses Onboarding Karyawan

      Proses onboarding meliputi jenis pekerjaan yang akan dihadapi, suasana kantor, orang-orang yang berinteraksi di dalamnya, dan lainnya. Penerapan proses onboarding bisa berbeda di masing-masing perusahaan. Bergantung dari jumlah karyawan dalam perusahaan tersebut. Berikut ini adalah 5 langkah strategis dan praktis dalam melakukan onboarding karyawan:

      1. Menyiapkan waktu khusus untuk melakukan proses onboarding karyawan. Waktu yang diperlukan untuk proses onboarding berbeda-beda untuk setiap perusahaan, bisa 3 hari sampai 1 minggu.

      2. Membagikan visi dan misi perusahaan kepada karyawan baru agar mereka memahami visi dan misi perusahaan baru tempatnya bekerja.

      3. Melakukan perkenalan ke setiap divisi. Ini sangat bermanfaat bagi karyawan baru untuk memahami bagian lain perusahaan yang nantinya akan saling berhubungan dan bekerja sama.

      4. Melakukan ice breaking dengan cara khusus, seperti makan siang bersama di kantin kantor, atau membuat acara yang menarik saat onboarding.

      5. Mengetahui ekspektasi setiap karyawan baru kepada pihak perusahaan. Tujuannya adalah untuk membuat karyawan merasa dihargai dan terjadi komunikasi terbuka antara perusahaan dan karyawan.

      Baca juga: 3 Tipe Software HRIS Indonesia dan Kegunaannya

Proses onboarding karyawan akan membantu para karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja. Dengan adaptasi yang baik di perusahaan, tentu saja akan membuat karyawan baru merasa nyaman bekerja dan mampu mengerjakan tugas yang diberikan secara optimal. Proses onboarding memang merupakan sebuah hal penting demi menciptakan karyawan dengan kinerja baik untuk performa perusahaan. Ada baiknya jika proses onboarding karyawan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Agar tim HRD lebih fokus untuk menyusun strategi-strategi dalam mengembangkan perusahaan, gunakan bantuan software HR Sleekr. Dengan begitu, tim HR tidak akan kehabisan waktu hanya untuk melakukan tugas-tugas administrasi seperti pendataan absensi dan cuti karyawan, perhitungan gaji, dan lainnya. Ajukan demo Sleekr sekarang juga untuk mendapatkan informasi secara lengkap.