Ada banyak faktor yang dapat memengaruhi kesuksesan suatu perusahaan, salah satunya sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan tersebut. Sumber daya manusia di perusahaan memang memiliki peranan yang cukup penting. Oleh karena itu, setiap perusahaan harus mampu mengelola sumber daya manusia yang ada seoptimal mungkin, sehingga mereka dapat memberikan kinerja yang dapat memenuhi ekspektasi perusahaan. Untuk dapat mengelola sumber daya manusia di perusahaan, terdapat berbagai macam solusi yang dapat digunakan. Salah satu solusi tersebut adalah dengan menggunakan sebuah sistem atau aplikasi HRIS (Human Resource Information System). Setiap perusahaan harus jeli dalam memilih aplikasi HRIS yang terbaik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Aplikasi HRIS merupakan software yang telah dibuat khusus untuk mengorganisir dan mengelola berbagai hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia di perusahaan. Dengan kata lain, aplikasi ini merupakan solusi perusahaan dalam melakukan entri data, pengecekan data, dan berbagai kebutuhan lainnya yang berhubungan dengan sumber daya manusia seperti absensi, penggajian, manajemen karyawan, rekrutmen, pelatihan, dan lain sebagainya yang disimpan dalam sebuah database. Sehingga dapat diakses dan dapat dilihat kapan saja.  Dengan aplikasi HRIS, keperluan data untuk manajemen karyawan, pengembangan dan peningkatan karir telah terfasilitasi sehingga memungkinkan tim HRD di perusahaan dapat mengarahkan pekerjaannya menjadi pekerjaan yang lebih bersifat strategis. Di Indonesia, ada tiga tipe software HRIS yang paling banyak diminati oleh perusahaan untuk mengelola kebutuhan HR berdasarkan fungsinya. Berikut penjelasan lengkap mengenai tipe software HRIS.

1. Software HRIS Operasional

   Software HRIS Operasional ini merupakan software HRIS dengan pilihan modul yang terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR hanya dalam lingkup operasional. Mulai dari administrasi karyawan hingga pengelolaan absensi dan payroll atau penggajian. Software jenis ini memiliki 5 komponen penting, yaitu:

   1. Employee Information System, merupakan bagian terpenting karena mencakup data master karyawan. Data master tersebut berupa nama, jenis kelamin, alamat, kewarganegaraan, pendidikan, gaji, serta status karyawan. Tidak hanya itu saja, sistem juga mencakup pengalaman kerja, nilai psikotes, serta minat dan keahlian.

   2. Position Control System, merupakan bagian yang mengidentifikasi posisi karyawan di perusahaan. Seorang manajer HR dapat melihat data posisi terkait nama jabatan, serta karyawan yang menempati posisi tersebut dengan mudah.

   3. Performance Management Information System, merupakan bagian yang mencakup data terkait penilaian kinerja dan informasi terkait produktivitas karyawan. Sistem ini menyimpan seluruh dokumentasi penilaian karyawan, sehingga dapat digunakan sebagai acuan bagi manajer HR untuk mempromosikan, memindahkan departemen, atau memecat seorang karyawan.

   4. Applicant Selection and Placement Information System, yang dapat membantu Anda dalam memilih calon karyawan karena dapat digunakan dalam proses perekrutan karyawan. Tim HR akan dimudahkan untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

   5. Government Reporting and Compliance System, yang dapat membantu dalam mengolah data HR terkait peraturan pemerintah. Sistem akan mengolah data untuk kebutuhan laporan serta pemenuhan peraturan pemerintah.

2. Software HRIS Tactical

   Software HRIS Tactical ini merupakan software HRIS dengan pilihan modul yang terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam manpower planning, recruitment, dan training atau development. Terdapat 4 komponen yang  terdapat pada HRIS jenis ini, yaitu:

   1. Job Analysis and Design Information System, yang dapat menyimpan data terkait tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Dengan sistem ini, Anda juga dapat menyediakan data internal maupun eksternal ke dalam sistem. Seperti informasi dari supervisor, karyawan, kompetitor, peraturan pemerintah, serta badan lainnya.

   2. Recruiting Information System, yang dapat membantu dalam proses rekrutmen karyawan. Anda dapat membuat rencana dan strategi dalam merekrut karyawan, sehingga posisi yang diisi akan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

   3. Compensation and Benefits Information System, digunakan untuk mengatur pengambilan pengambilan segala keputusan pada departemen HR. Sistem ini khusus untuk membuat rencana terkait kompensasi dan tunjangan karyawan agar dapat meningkatkan produktivitas di perusahaan.

   4. Employee Training and Development System, yang dapat memudahkan HR dalam proses pelatihan karyawan. Tidak hanya karyawan baru, namun sistem ini juga dapat digunakan untuk meningkatkan kemampuan karyawan lama.

3. Software HRIS Strategic

   Software HRIS Strategic ini merupakan software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi yang membantu perusahaan dalam menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya, yang dilakukan melalui performance review dan goal alignment (performance and strategy link). Komponen yang perlu Anda ketahui pada HRIS jenis ini adalah:

   1. Information System Supporting Workforce Planning, dapat mendukung untuk merencanakan strategi jangka panjang. Misalnya, merencanakan perluasan wilayah pasar, menambah lokasi kantor yang baru, serta menambah produk. Hal tersebut tentunya membutuhkan informasi terkait kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang tersedia agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

   2. Specialized Human Resource Information System Software, seiring berkembangnya teknologi, ada banyak software yang dirancang dengan fungsi manajemen HR. Software yang didesain khusus untuk fungsi manajemen HR terbagi menjadi 2 yaitu software HRIS yang komprehensif dan yang terbatas, yaitu hanya mendukung satu atau beberapa fungsi manajemen.

   3. Information System Supporting Labor Negotiation, merupakan sistem yang dapat membantu Anda dalam melakukan proses negosiasi dengan vendor, kerjasama dengan serikat pekerja, serta manajemen perusahaan secara keseluruhan dengan sangat mudah.

Setelah mengetahui dan memahami beberapa penjabaran tentang aplikasi HRIS di atas, maka Anda dapat memilih tipe software HRIS yang paling cocok dengan kebutuhan HR untuk perusahaan Anda dengan mudah. Pilihlah software yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Talenta hadir sebagai solusi terbaik untuk pengelolaan perusahaan Anda. Talenta, software HR yang praktis, handal, dan mudah digunakan telah dilengkapi dengan fitur terbaik untuk manajemen perusahaan Anda. Manajemen HR perusahaan Anda akan lebih terintegrasi. Dapatkan informasi secara lebih lengkap dan jelas tentang Mekari Jurnal di sini!