Untuk menciptakan SDM yang profesional, kunci utamanya terletak pada proses rekrutmen, seleksi, training and development pada pelamar atau calon karyawan. Mencari karyawan yang profesional dan berkualitas memang tidak mudah. Merupakan sebuah kewajiban dalam sebuah perusahaan untuk melakukan penyaringan karyawan baru. Untuk itulah, proses rekrutmen karyawan dibutuhkan untuk menyaring para pelamar yang ingin bergabung di perusahaan. Dalam perusahaan, proses rekrutmen menjadi salah satu proses yang cukup penting untuk menentukan baik tidaknya pelamar. Terdapat sejumlah proses yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam merekrut sejumlah karyawan sesuai kebutuhan. Tujuan dilakukannya rekrutmen adalah menyediakan sekumpulan calon karyawan yang memenuhi syarat, agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan, untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja. Selain itu juga untuk mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan. Serta untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan dalam upaya menciptakan kesempatan kerja.

Baca juga: 5 Trik Menghadapi Karyawan Millennial di Tempat Kerja dan Rekrutmen Karyawan

1. Langkah-langkah Proses Rekrutmen

   Proses rekrutmen yang efektif akan selalu dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Selain untuk memenuhi kebutuhan SDM yang kompeten, hal ini juga bisa digunakan untuk meningkatkan citra sebagai perusahaan yang berkualitas dan dinamis. Di bawah ini adalah langkah-langkah yang dapat digunakan sebagai panduan proses rekrutmen yang ideal:

   1. Menganalisis kebutuhan posisi dan jabatan

   Perusahaan harus mengidentifikasi terlebih dahulu terkait adanya kebutuhan karyawan baru yang harus direkrut. Beban kerja yang meningkat dari karyawan lama dapat menurunkan kinerja jika tidak mendapatkan segera pertolongan. Kemungkinan lain penyebab perlunya rekrutmen adalah pembukaan divisi baru atau terjadinya mutasi jabatan.

   2. Merencanakan proses perekrutan

   Proses rekrutmen selanjutnya adalah perusahaan harus menyusun perencanaan untuk posisi yang dibutuhkan. Tuliskan deskripsi pekerjaan, kualifikasi dan pengalaman yang diperlukan. Serta menentukan dimana akan memasang iklan lowongan kerja apakah media cetak atau online. Selain itu, jangan lupa untuk menentukan personal dari tim HRD yang akan menjadi penanggung jawab untuk mengerjakan, memonitor proses, memilah pelamar, melakukan interview, hingga pada akhirnya memberikan penawaran kerja.

   3. Memasang iklan lowongan kerja

   Tim HRD dapat membuat pengumuman secara internal mengenai lowongan kerja baru, untuk mendapatkannya dari SDM yang sudah ada. Kemudian, pilihan media untuk memasang iklan lowongan, seperti media cetak atau online yang memiliki pangsa pasar pembaca yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, tim HRD juga bisa menggunakan jasa portal khusus pencari kerja secara online seperti Jobstreet, IndoJobs, Karir.com, dan lain sebagainya. Halaman LinkedIn perusahaan juga dapat digunakan untuk menarik pelamar yang berkualitas. Tim HRD juga dapat melakukan search berdasarkan filter atau memasang iklan pada LinkedIn untuk menemukan kandidat yang lebih berkualitas.

   4. Memproses lamaran kerja dan melakukan wawancara

   Dengan adanya iklan lowongan kerja yang efektif, maka lamaran kerja akan segera berdatangan. Sebelum itu terjadi, pastikan tim HRD telah menyiapkan kriteria pilihan untuk membantu proses eliminasi, seandainya pelamar yang masuk terlalu banyak jumlahnya. Untuk mempersingkat proses, pelamar yang sesuai dengan kriteria dan memenuhi syarat dapat dihubungi melalui telepon atau sms untuk memberitahukan jadwal wawancara yang telah ditentukan.

   Tim HRD dapat menggunakan telepon untuk melakukan wawancara singkat atau pra-wawancara untuk meyakinkan bahwa calon tersebut sesuai atau cukup berkualitas untuk diundang wawancara langsung. Informasikan kepada kandidat bahwa sebelum wawancara, mereka sudah harus mengisi formulir lamaran kerja, izin bagi perusahaan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang, referensi, dan lainnya. Jika diperlukan, lakukan wawancara langsung tahap kedua setelah memeriksa latar belakang, referensi, dan lainnya.

   5. Memilih kandidat yang sesuai dan membuat penawaran kerja

   Jika sudah melakukan semua langkah di atas, maka tim HRD siap untuk memilih kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kemudian, persiapkan penawaran dan kontrak kerja yang sesuai dengan posisi dan jabatan tersebut. Buatlah surat pemberitahuan dan ucapan terima kasih kepada para kandidat yang belum diterima bekerja. Lakukan langkah ekstra ini untuk membuat citra perusahaan baik di mata para pelamar kerja. Pada saat memanggil kandidat terpilih, yang perlu dilakukan adalah menegosiasikan kontrak kerja karyawan yang didalamnya terdapat ketentuan gaji dan tunjangan perusahaan seperti lembur, jaminan kesehatan, dan lain sebagainya. Jangan lupa untuk memberitahukan tanggal kandidat mulai bekerja sehingga memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan tugas di perusahaan yang sebelumnya.

   6. Menerima karyawan baru

   Akhir dari proses rekrutmen adalah menyambut karyawan baru perusahaan dengan ramah. Karena impresi pertama yang baik akan menentukan hubungan kerja yang baik pula. Ajaklah karyawan baru untuk berkeliling, dan perkenalkan dengan beberapa karyawan lain untuk membuat karyawan baru merasa diterima dengan baik.

   Baca juga: 7 Alasan Kegagalan Rekrutmen Karyawan di Perusahaan

Setiap perusahaan pasti membutuhkan karyawan berkualitas yang mampu bekerja dengan maksimal sesuai job desk-nya. Selama ini, kualitas karyawan ditentukan dari tahapan ataupun prosedur penerimaan atau proses rekrutmen karyawan. Melalui proses rekrutmen karyawan yang baik, maka tidak mustahil untuk Anda mendapatkan karyawan yang berkualitas. Untuk memenuhi itu semua, maka dibutuhkan sebuah sistem seperti software HR Mekari Talenta yang mampu mengolah berbagai data yang berkaitan dengan SDM di perusahaan. Mekari Talenta merupakan solusi yang tepat untuk manajemen HR di perusahaan Anda. Agar mengetahui informasi secara lengkap tentang ini, hubungi tim Talenta di sini sekarang!