Setiap perusahaan pasti memiliki cara dan kebijakan masing-masing dalam proses penggajian karyawan. Ada perusahaan yang langsung memberikan gaji secara utuh di akhir bulan. Ada pula perusahaan yang memiliki sistem dua kali penggajian karyawan yaitu di awal/akhir dan sisanya di tengah bulan. Namun, sebaik apapun sistem penggajian karyawan yang diterapkan, tetap saja terdapat kemungkinan perusahaan melakukan kesalahan. Banyak faktor yang dapat menyebabkan salah hitung gaji karyawan. Ada banyak detail gaji karyawan yang harus dihitung dengan tepat, apalagi jika perusahaan memiliki ribuan karyawan. Oleh karena itu, seorang HRD harus benar-benar teliti dalam menjalankan tugasnya. Ada beberapa kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses hitung gaji karyawan. Simak uraian lengkapnya berikut ini.

1. Daftar Kesalahan Dalam Penggajian

   1. Salah satu kesalahan utama dalam proses penggajian adalah gagal mencatat dan melengkapi data payroll secara akurat. Pencatatan yang kurang lengkap atau dokumentasi yang tidak memadai akan memperpanjang proses audit penggajian dan pengupahan. Sehingga hal tersebut harus dihindari, agar tidak merugikan baik perusahaan maupun karyawan.

   2. Apabila sebuah perusahaan mengalami beberapa masalah arus kas, maka seorang HRD mungkin tergoda untuk membayar tagihan lain terlebih dahulu, seperti vendor dan utilitas. Sedangkan proses penggajian karyawan dan pembayaran pajak penggajian akan ditunda. Namun, hal ini merupakan sebuah kesalahan besar. Pajak penggajian harus menjadi prioritas utama. Jika telat membayarnya, perusahaan akan dikenakan denda.

   3. Mengelompokkan karyawan sebagai subkontraktor. Bagaimana cara perusahaan memperlakukan seorang karyawan dalam hal tunjangan gaji dan pajak sangat berbeda dengan perlakuan seorang kontraktor. Sebagian besar perusahaan lebih memilih kontraktor independen. Terutama apabila pekerjaan yang dilakukan bersifat sementara. Dengan mengelompokkan karyawan sebagai kontraktor independen, maka perusahaan dapat menghindari pajak berganda. Tugas HRD adalah untuk membedakan keduanya. Karena hal ini memberikan dampak besar pada proses penggajian karyawan di perusahaan. Pelajarilah perbedaan antara karyawan dan kontraktor independen untuk menghindari kesalahan dalam pengisian transaksi penggajian.

   4. Adanya pembagian yang tidak adil bagi non-exempt employees. Non-exempt employee adalah seorang karyawan yang pengupahannya berdasarkan peraturan Ketenagakerjaan. Karyawan tersebut berhak mendapatkan uang lembur dan sebagainya. Sedangkan, exempt workers tidak.  Ketika seorang HRD salah dalam mengklasifikasikan non-exempt employee sebagai exempt employee, maka mereka tidak mendapatkan uang lembur, tidak peduli berapa jam mereka bekerja per minggu. Praktik ini akan berpotensi menimbulkan tuntutan hukum upah dan jam kerja.

2. Dampak Salah Hitung Gaji Karyawan bagi perusahaan

   Biaya untuk gaji karyawan menjadi salah satu kebutuhan yang besar dalam perusahaan. Seringkali jika karyawan bermasalah dengan besar gaji yang diberikan oleh perusahaan, maka akan banyak penolakan terhadap tugas yang diberikan atau bahkan mogok kerja. Kesalahan dalam pemberian jumlah gaji dapat terjadi karena adanya kebijakan pemimpin perusahaan, kesalahan sistem atau human error dari staf khusus perhitungan dan pemberian gaji. Berikut ini merupakan dampak salah hitung gaji karyawan bagi perusahaan:

   1. Tidak sedikit perusahaan yang melakukan distribusi gaji melalui bank. Jika terdapat kesalahan dalam perhitungan gaji, maka akan sulit mencari dimana kesalahan yang menyebabkan hal tersebut. Serta akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk melakukan distribusi ulang dengan benar.

   2. Jika hanya sebagian karyawan yang merasa ada kekeliruan dalam pemberian gaji, maka akan mudah untuk menjelaskan serta menyelesaikan permasalahan yang ada. Namun jika hal tersebut terjadi kepada semua karyawan, maka akan memunculkan hal rumit yaitu aksi para karyawan untuk memenuhi tuntutannya. Tentu saja hal ini dapat menghentikan proses produksi perusahaan.

   3. Dengan banyaknya aksi protes tentu saja akan mempengaruhi mental para karyawan yang tetap setia pada perusahaan. Kualitas kerja akan menurun karena proses produksi tidak berjalan dengan rapi seperti saat semua karyawan bekerja sesuai posisinya. Selain itu, karyawan juga akan merasa bahwa kerja yang mereka lakukan tidak dihargai karena beberapa opini yang disampaikan saat ada aksi protes.

   4. Dapat menyebabkan memburuknya finansial perusahaan.

   5. Perusahaan akan mendapatkan sanksi berupa denda. Salah satu Undang-undang tentang Ketenagakerjaan adalah UU Nomor 13 tahun 2003. UU tersebut menjelaskan bahwa perusahaan yang terlambat membayar gaji karyawan akan dikenakan sanksi berupa denda.

3. Solusi Mengurangi Kemungkinan Salah Hitung Gaji Karyawan

   Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya salah hitung gaji karyawan, perusahaan harus mempertimbangkan untuk menggunakan software payroll. Perusahaan yang menggunakan software payroll dapat mengurangi terjadinya kesalahan jika dibandingkan dengan penggunaan spreadsheet. Penggunaan spreadsheet apalagi kertas untuk menghitung gaji karyawan memiliki risiko human error yang lebih tinggi.  Semakin banyak karyawan yang bekerja pada perusahaan, maka akan semakin besar pula tanggung jawab dan beban kerja HRD. Penggunaan software payroll secara langsung dapat meringankan kerja HRD. Dalam jangka waktu yang lama, perusahaan juga akan sangat diuntungkan terkait dengan berbagai fitur yang tersedia.

Salah satu alasan mengapa software payroll penting untuk digunakan adalah karena dengan menggunakan layanan ini, penghitungan gaji akan dilakukan dengan sistem. Sistem tersebut sudah diprogram sedemikian rupa sehingga tidak akan ada satu variabel penghitungan payroll yang dapat terlewat. Pada dasarnya penggunaan program semacam ini akan mengurangi terjadinya kesalahan.

Hingga saat ini, program payroll telah banyak beredar dan akan memberikan kemudahan bagi perusahaan. Mekari Talenta hadir dilengkapi dengan fitur payroll yang terintegrasi dengan data lain, sehingga memudahkan perusahaan dan HRD untuk mengelola karyawan. Software HR Mekari Talenta telah dipercaya oleh banyak perusahaan di Indonesia. Dapatkan informasi secara lebih lengkap di sini!