5 Tips Menyampaikan Kabar Buruk kepada Karyawan

December 11, 2017 Human Resources (HR)

Tidak ada orang yang suka dengan kabar buruk, baik bagi pemberi kabar maupun yang menerimanya. Namun, di dunia kerja, yang namanya kabar buruk pasti akan datang pada suatu titik. Sebagai seorang HR, biasanya Anda akan diminta oleh atasan atau jajaran direksi untuk menyampaikan kabar buruk kepada karyawan, entah itu menolak pengajuan tawaran gaji, memberikan surat peringatan, dan sebagainya.

Meskipun mungkin Anda kurang setuju dengan keputusan tersebut, Anda tentu tidak dapat menolak permintaan atasan. Nah, untuk membantu Anda mempermudah proses penyampaian kabar buruk tersebut, berikut beberapa tips karyawan yang bisa Anda terapkan.

Tips karyawan
Apa yang harus Anda lakukan jika ada kabar buruk untuk disampaikan ke karyawan? (Source: Steve Davis – Flickr)

  1. Katakan Secara Jelas, Hindari Pesan Ambigu

    Dilansir dari situs Fast Company, sebuah studi menyebutkan bahwa ketika menyampaikan kabar buruk, cara penyampaian sering kali lebih penting dari kabar itu sendiri. Karenanya, agar karyawan dapat menerima kabar buruk dengan baik, perhatikan pilihan kata, intonasi bicara, dan bahasa tubuh Anda. Pastikan bahasa nonverbal Anda tidak menyampaikan pesan yang berbeda dari ucapan Anda.

    Jika Anda menghindari kontak mata, duduk secara tidak tegak, dan sebagainya, hal tersebut bisa membuat karyawan menginterpretasikan pesan yang berbeda. Karenanya, sebagai tips karyawan, Anda bisa berlatih dulu sebelum benar-benar menyampaikan kabar buruk kepada karyawan yang dimaksud. Hal ini bertujuan untuk memastikan agar pesan yang Anda sampaikan memang jelas dan tidak terkesan ambigu.

    Baca juga: Tips Meningkatkan Komunikasi Antar Karyawan di Perusahaan

  2. Jelaskan Bagaimana Keputusan Diambil

    Sebuah studi menunjukkan bahwa orang cenderung menerima sebuah kabar buruk dengan baik apabila mereka mendapat penjelasan tentang proses pengambilan keputusannya. Oleh sebab itu, jelaskan kepada karyawan bagaimana prosedur yang dilalui hingga keputusan tersebut diambil. Jelaskan pula siapa saja yang terlibat dalam pengambilan keputusan. Jika Anda merasa kurang setuju dengan proses tersebut, ajukan langsung keberatan Anda kepada atasan, jangan menunjukkannya kepada karyawan. Hal tersebut bisa menimbulkan konflik dalam perusahaan.

Tips karyawan
Jangan hanya menyampaikan kabar buruk pada karyawan, tapi jelaskan juga bagaimana keputusan tersebut diambil. (Source: Pexels)

  1. Tunjukkan Rasa Empati Anda

    Tidak ada waktu yang benar-benar tepat untuk menyampaikan kabar buruk. Karyawan yang menerima kabar tersebut pasti akan tetap merasa sedih atau kecewa. Namun, sebagai tips karyawan untuk mempermudah prosesnya, ada waktu-waktu tertentu yang sebaiknya Anda hindari. Jangan menyampaikan kabar buruk ketika karyawan tidak memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan follow up, misalnya seperti Jumat sore ketika rekan-rekan kerja sudah terlalu sibuk menyiapkan aktivitas akhir pekan.

    Lalu, usahakan untuk menyampaikan kabar buruk di tempat yang memungkinkan karyawan untuk menjaga martabatnya—tempat di mana mereka bisa menunjukkan reaksi emosional tanpa harus merasa malu. Ingatlah saja bahwa setiap orang memiliki reaksi berbeda terhadap kabar buruk, jadi pastikan Anda melakukannya di tempat yang tidak terekspos rekan-rekan kerjanya.

    Baca juga: Bagaimana Membentuk Teamwork yang Baik di Perusahaan?

  2. Beri Waktu pada Karyawan untuk Memproses Informasi

    Sesudah kabar buruk selesai disampaikan, berikan waktu kepada karyawan untuk memproses informasi yang baru saja diterimanya. Mungkin mereka kurang bisa menerima keputusan yang telah diambil sehingga merasa perlu mengekspresikan perasaannya. Mereka juga pasti punya pertanyaan terkait kabar buruk tersebut. Tugas Anda adalah membiarkan mereka. Dengarkan jika mereka berkeluh kesah, jawab pertanyaan yang diajukan, tapi tetap tegaskan bahwa keputusan tersebut telah menjadi kesepakatan direksi dan bersifat final.

  3. Fokus pada Masa Depan Perusahaan

    Apabila suasana sudah lebih kondusif, di mana karyawan merasa lebih tenang dan mampu memproses kabar buruk yang disampaikan, saatnya Anda dan karyawan bersiap-siap untuk move on. Katakan kepada karyawan bahwa Anda siap memberikan dukungan untuknya. Apabila diperlukan, bantu karyawan tersebut dan tim untuk melakukan perubahan yang terjadi akibat penyampaian kabar buruk tersebut. Tunjukkan bahwa Anda mampu menjadi sarana problem-solving bagi mereka demi masa depan perusahaan yang lebih baik.

Itulah beberapa tips yang bisa Anda terapkan dalam menyampaikan kabar buruk kepada karyawan di perusahaan. Memang, tidak ada karyawan yang suka mendapat kabar buruk. Namun, kelima tips karyawan di atas bisa membantu Anda dalam mempermudah prosesnya. Pastikan keputusan yang diambil memang tepat. Anda bisa menggunakan software HR untuk mendapatkan data karyawan yang akurat sebagai dasar pengambilan keputusan tersebut.