Ternyata tidak hanya bagian keuangan saja yang membutuhkan sebuah software untuk membantu menjalankan tugas pekerjaannya. Tim HRD di perusahaan juga membutuhkan software HRD untuk mempermudah tugas-tugas yang ada. Software HR merupakan sebuah software atau sistem dalam aspek bisnis yang pada dasarnya dapat membantu perusahaan untuk mengatur pengelolaan data informasi semua karyawan. Sistem yang dirancang pada software tersebut akan mendukung banyak fungsi dan tugas pekerjaan tim HRD sehingga akan meminimalisasi waktu dan tenaga divisi tersebut. Selain itu juga dapat menjaga agar informasi diproses dan tersimpan secara lebih baik. Penggunaan software HRD penting untuk setiap perusahaan, baik perusahaan skala besar maupun skala kecil.

1. Alasan Software HRD Penting Digunakan Perusahaan

   Ada berbagai jenis software HR yang dapat digunakan untuk berbagai macam fungsi, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa diantaranya mampu mengerjakan hampir seluruh fungsi HR, sementara yang lainnya mungkin hanya mencakup satu atau dua fungsi saja. Beberapa jenis software HR meliputi HRIS (Human Resources Information Systems), HRMS (Human Resources Management Systems), HCM (Human Capital Management), ATS (Applicant Tracking Systems), dan Payroll Software. Setidaknya ada 7 (tujuh) alasan mengapa setiap perusahaan memerlukan software HRD, yaitu:

   1. Jumlah karyawan yang banyak membuat tim HRD kerepotan untuk melakukan pengelolaan yang baik dan memperbesar margin kesalahan. Dengan menggunakan software, potensi kesalahan akan dapat diperkecil, karena sudah ditangani oleh sistem yang teruji.

   2. Perkembangan bisnis yang semakin pesat dan semakin kompleks. Terkadang karyawan maupun sumber daya manusia di perusahaan belum terlalu siap dengan perkembangan yang ada. Keberadaan software HR dan payroll dapat menjadi solusi yang tepat. Upgrade software tentu lebih mudah dan mempersingkat waktu dibandingkan harus menunggu penyesuaian dari SDM di perusahaan.

   3. Efektivitas kinerja karyawan akan tercatat secara lebih rapi dan akurat.

   4. Paperless Office. Dengan bantuan software, pasti akan mengarah ke paperless office karena pengarsipan di sistem menjadi lebih rapi. Artinya perusahaan menjadi lebih mudah dalam mengakses berkas apa pun. Paperless office juga dapat mendukung pelestarian lingkungan.

   5. Penyesuaian dengan peraturan Pemerintah akan lebih mudah dilakukan dengan menggunakan software.

   6. Acuan promosi serta karir karyawan yang sangat banyak dan memusingkan. Tabulasi dari software HRD akan membantu mengontrol tingkat akurasi supaya setiap pihak memperoleh keadilan.

   7. Penggunaan software akan mempermudah sistem pelaporan. Penyortiran dan pengolahan laporan juga dapat dilakukan secara lebih akuntabel.

2. Pentingnya Software HRD bagi Perusahaan Skala Besar dan Kecil

   Jika ada perusahaan yang telah menggunakan sistem HRD, berarti perusahaan mulai menyadari bahwa memerhatikan para karyawannya secara khusus memang perlu dilakukan. Meskipun setiap karyawan sudah diberikan gaji, tetapi kenyataanya tidak semua karyawan dapat bekerja sesuai harapan perusahaan, beberapa karyawan masih memiliki peluang untuk melakukan kesalahan, dan lainnya. oleh karena itu, penggunaan sistem HRD yang baik merupakan salah satu solusi yang tepat untuk memastikan bahwa semua karyawan dikelola secara optimal untuk menjalankan setiap tugas dan tanggungjawab pekerjaannya.

   Pengelolaan SDM secara khusus sebenarnya bukan hanya membahas tentang agar karyawan dapat bekerja dengan baik bagi perusahaan. Namun juga membuat semua karyawan dapat bekerja secara optimal. Perusahaan besar yang memiliki target besar sangat membutuhkan software HRD yang tepat dan canggih. Dengan begitu, perusahaan akan lebih mudah mencapai kesuksesan.

   Bagi perusahaan dengan skala kecil, perlu berinvestasi dalam solusi perangkat lunak HR yang baik. Dengan penggunaan perangkat lunak HR yang baik, maka membantu Anda tetap teratur dalam menangani tugas-tugas SDM yang umum seperti pencatatan, penggajian, dan manajemen kinerja karyawan. Ada beberapa pilihan yang tersedia bagi Anda saat mencari software HR yang cocok untuk usaha kecil, yaitu Core HR yang mengacu pada fungsi SDM secara administratif seperti pelacakan data kehadiran karyawan, perhitungan dan pemrosesan gaji karyawan, dan lain sebagainya. Dan Strategic HR, yang akan membantu HRD dengan berbagai tugas strategis seperti mempekerjakan dan mempertahankan staf terbaik, melacak perkembangan karyawan dalam jangka panjang, dan masih banyak lagi.

3. Software HRD untuk UKM di Indonesia

   Kebutuhan software HR untuk UKM (Usaha Kecil dan Menengah) memang dianggap berbeda dengan kebutuhan perusahaan skala besar. Biasanya, sektor UKM memiliki karyawan dengan tugas yang lebih beragam, sehingga tidak ada beberapa karyawan dengan tugas atau jabatan yang sama. Meskipun jumlah pegawai UKM sedikit, tetapi administrasi yang tidak efektif dapat menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Itulah mengapa software HRD juga cocok digunakan oleh para pelaku UKM di Indonesia. Fitur absensi yang berbasis cloud, pengelolaan data sesuai peraturan pemerintah dan fitur yang membantu untuk pengembangan karyawan merupakan komponen penting yang sebaiknya dimiliki oleh HRIS untuk UKM. Setiap bisnis memang memerlukan bantuan HRIS sehingga Anda dan tim dapat lebih fokus pada pekerjaan yang lebih produktif. Para pemilik UKM sebaiknya memilih software HR  yang sesuai dan mampu mengakomodasi kebutuhan tersebut. Ada beberapa fitur yang cocok digunakan untuk UKM, yaitu:

   1. Manajemen absensi karyawan.

   2. Aksesibilitas fitur mobile karyawan.

   3. Manajemen kepatuhan terhadap peraturan pemerintah yang berlaku.

   4. Manajemen perekrutan karyawan baru.

   5. Pelatihan dan pengembangan diri karyawan.

Sudah menjadi rahasia umum bahwa urusan manajemen memang tidak sederhana. Payroll misalnya, pengurusan hal ini membutuhkan ketelitian dalam menyertakan aspek bonus, pajak, kebijakan, dan semacamnya. Ketika HRD dan payroll dapat berjalan dengan baik, maka hal ini tentu akan berdampak pada tingkat kepuasan internal perusahaan dan menular ke citra eksternalnya. Bagi Anda yang masih mempertimbangkan untuk mulai menggunakan software HRD, Anda tidak perlu bingung. Talenta hadir dilengkapi dengan fitur terbaik dan telah dipercaya oleh ribuan perusahaan di Indonesia.

Dengan menggunakan software HR Talenta, Anda akan lebih mudah dalam mengelola manajemen perusahaan. Talenta merupakan HR software yang praktis dan telah terintegrasi mulai dari absensi dan cuti online karyawan, perhitungan gaji beserta PPh 21 karyawan, dan masih banyak lagi. Informasi selengkapnya ajukan demo dengan hubungi Talenta sekarang juga!