Sebuah perusahaan yang mempunyai banyak karyawan pasti memiliki Human Resource Department (HRD) yang membantu perusahaan dalam mengelola karyawannya. Meskipun HRD tidak selalu berupa tim atau divisi, namun pasti ada satu atau dua orang yang diberi tanggung jawab untuk mengelola karyawan, misalnya bagi UMKM atau perusahaan yang berskala kecil. Apapun skala dan sebutannya, HRD atau HR memiliki tugas yang tidak bisa diremehkan.

Beberapa HR terkadang terlalu fokus pada memikirkan kegiatan pengembangan karyawan atau sumber daya manusia perusahaan. Hal tersebut memang penting, namun jika terlalu fokus terhadap hal tersebut, pekerjaan administrasi jadi tidak terkelola dengan baik. Padahal, tugas administrasi tim HR dapat dikatakan tidak sedikit jumlahnya. Apa saja tugas tersebut? Mari simak daftarnya berikut ini.

1. Rekrutmen Karyawan

   Tugas untuk merekrut karyawan adalah salah satu hal yang kompleks. Mulai dari penyebaran informasi pembukaan lowongan, melakukan seleksi CV yang masuk, kemudian mengadakan interview atau wawancara untuk calon karyawan yang lolos tahap pertama. Selain itu tidak berhenti di situ saja, Anda juga harus melakukan orientasi kepada karyawan baru agar mereka lebih mudah beradaptasi dengan lingkungan perusahaan.

1. Data Karyawan

   Mengelola database karyawan mulai dari mereka yang baru saja menjadi karyawan, hingga mereka yang sudah keluar atau pensiun dari perusahaan Anda tentunya bukanlah pekerjaan yang mudah. Namun, meskipun mengelola database karyawan merupakan pekerjaan yang cukup banyak, ada banyak juga manfaat yang bisa didapatkan dan akan membuat Anda paham betapa pentingnya database karyawan. Hal ini juga meliputi surat menyurat yang menghubungkan karyawan dengan pihak perusahaan. Serta membuat formulir resmi perusahaan untuk mempermudah kegiatan personalia.

1. Distribusi Tugas Karyawan

   Karena setiap karyawan memiliki kemampuan dan keahlian di bidang yang berbeda-beda, Anda berwenang untuk mendistribusikan kemampuan mereka pada bidang-bidang yang sesuai. Anda berhak melakukan mutasi jika memang karyawan tertentu justru lebih produktif ketika, misal berada di bidang kreatif daripada bidang pemasaran. Selain itu, Anda juga berhak melakukan promosi pada karyawan tertentu yang telah terbukti berprestasi. Begitu juga dengan melakukan PHK jika terpaksa karena mediasi sebelumnya dengan karyawan yang bersangkutan tidak membuahkan hasil.

1. Manajemen Remunerasi

   Remunerasi meliputi segala hal yang berhubungan dengan gaji, tunjangan, dan upah lembur. Mulai dari menghitung, mengirim, hingga membuat laporan terkait gaji. Selain itu, Anda juga harus memperhatikan komponen-komponen gaji termasuk pajak penghasilan yang harus dikeluarkan setiap karyawan. Serta beberapa macam tunjangan yang juga memiliki banyak fungsi dan besaran. Salah satunya adalah tunjangan insentif bagi karyawan berprestasi, atau Tunjangan Hari Raya dan Gaji 13 yang diberikan setiap satu tahun satu kali.

2. Evaluasi Kinerja Karyawan

   Sebagai tim HR, tugas administrasi terkait evaluasi kinerja karyawan memang tidak terlalu banyak. Salah satunya adalah pembuatan instrumen evaluasi dan membuat laporan terkait hasil evaluasi tersebut. Selebihnya, Anda akan menyerahkan keputusan, kebijakan, dan solusi jika terjadi masalah kepada perusahaan dengan cara rapat, dan sebagainya.

1. Memfasilitasi Dinas Luar Kota/Negeri

   Perusahaan terkadang harus menugaskan karyawan tertentu untuk melakukan tugas di luar kota atau luar negeri. Anda akan bertugas untuk membuatkan surat pengantar atau surat tugas. Selain itu Anda juga harus mengurus gaji mereka meskipun sedang absen bekerja. Begitu juga dengan akomodasi mereka selama di sana.

1. Mengelola Karyawan Tetap, Kontrak, dan Magang

   Bagi perusahaan yang memiliki karyawan dengan status yang bermacam-macam, hak dan kewajiban mereka juga tentunya akan berbeda-beda. Bukan itu saja, ketentuan atau peraturan mempekerjakan ketiga jenis karyawan tersebut juga berbeda. Apabila Anda menggunakan bantuan aplikasi karyawan yang lengkap, Anda akan memiliki fitur pengingat kontrak. Mengingat ketentuan perpanjang kontrak, dan sebagainya harus benar-benar diperhatikan.

1. Asuransi dan Dana Pensiun

   Asuransi dan dana pensiun karyawan ini nantinya akan disatukan perhitungan akhirnya dalam total gaji setiap bulannya. Di Indonesia, pemerintah sudah memfasilitasi hal ini dengan membuatkan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan dengan segala peraturannya. Anda hanya perlu mengurus pendaftaran kepesertaan bagi karyawan baru atau bagi perusahaan Anda jika baru berdiri. Anda harus memahami aturan terkait keduanya agar para karyawan mendapat hak tersebut secara tepat melalui gaji mereka setiap bulan.

1. Laporan Bulanan

   Untuk tugas yang satu ini, Anda akan dihadapkan pada berbagai jenis laporan yang hampir semua datanya harus menunggu hingga akhir bulan, begitu juga dengan batas pelaporannya kepada pihak perusahaan. Beberapa contoh laporan yang dibentuk oleh HRD secara excel tersebut adalah laporan kehadiran karyawan, laporan cuti, laporan gaji, dan laporan lain terkait karyawan pada bulan tersebut. Termasuk laporan kegiatan pengembangan SDM jika memang diadakan pada bulan tersebut.

Dilihat dari banyaknya tugas di atas, tentu Anda sebagai HR akan mulai mempertimbangkan adanya teknologi HRIS (Human Resources Information System). Dengan segala fiturnya, aplikasi karyawan dapat membantu banyak sekali tugas administrasi Anda. Mulai dari menghitung gaji karyawan, menentukan jumlah premi BPJS, menghitung pajak karyawan dan perusahaan, hingga mengelola cuti karyawan. Semua fitur tersebut dapat Anda rasakan jika Anda menggunakan Sleekr (sekarang sudah menjadi Mekari Talenta). Talenta hadir untuk membantu menyelesaikan hampir semua tugas administrasi HR Anda. Segera gunakan Mekari Talenta untuk menjalankan tugas HR dengan lebih mudah. Hubungi tim Talenta di sini untuk demo dan informasi selengkapnya.