Salah satu tugas HR yang terlihat mudah namun butuh ketelitian yang tinggi adalah mengelola administrasi karyawan. Administrasi karyawan terdiri dari banyak hal, seperti penghitungan gaji, THR, laporan kehadiran karyawan, hingga pengelolaan cuti para karyawan. Administrasi karyawan berisi mengenai banyak informasi seputar karyawan, atau biasa disebut dengan data karyawan. Data karyawan tidak hanya memuat informasi data diri mereka, namun juga catatan jatah cuti mereka, bahkan hingga rekam jejak prestasi mereka selama bekerja.

Oleh karena itu, Anda sebagai HR harus mengelola data karyawan ini dengan baik. Banyak manfaat yang dapat diambil perusahaan jika tim HR mengelola data karyawan ini dengan baik. Maka dari itu, simak daftar alasan data karyawan penting untuk diolah berikut ini.

1. Informasi Karyawan Mudah Ditemukan

   Pengelolaan data karyawan yang tersusun rapi, tertib, dan jika perlu ada panduan indeksnya akan mempermudah Anda atau manajer divisi lain untuk mengaksesnya. Anda hanya perlu memasukkan nomor ID karyawan, informasi yang dibutuhkan akan keluar. Informasi karyawan yang mudah ditemukan juga akan mempermudah Anda ketika pimpinan perusahaan butuh laporan terpisah mengenai karyawan tertentu. Sleekr (Mekari Talenta) memiliki fitur database karyawan yang mempermudah Anda untuk melihat seluruh informasi karyawan dengan mudah. Mulai dari informasi pribadi, keuangan, job desk, dan sebagainya.

2. Memudahkan Penghitungan Gaji

   Sudah sedikit dijelaskan di atas bahwa data karyawan juga meliputi laporan kehadiran mereka juga. Laporan kehadiran yang terkelola dengan baik akan mempermudah Anda dalam menghitung gaji. Apalagi jika aplikasi yang digunakan sudah terintegrasi, misal dengan Cloud HR. Pembuatan slip gaji juga akan lebih mudah disinkronkan dengan laporan cuti, dan sebagainya. Sleekr merupakan salah satu aplikasi HR berbasis Cloud yang mempermudah Anda dalam penghitungan gaji seluruh SDM Anda.

3. Mudah Membaca Progres Karyawan

   Data karyawan yang tersimpan tentu saja mulai dari karyawan masuk pertama kali ke perusahaan hingga karyawan tersebut keluar atau pensiun nantinya. Karena itu, data karyawan yang tersimpan rapi akan memperlihatkan progres mereka selama bekerja di perusahaan Anda. Sehingga perusahaan akan lebih mudah melihat potensi mereka. Dengan begitu Anda sebagai HR juga akan terbantu ketika akan membuat program SDM karena dapat menyesuaikan kebutuhan para karyawan.

4. Alat Perencanaan Distribusi Karyawan

   Masih berkaitan dengan poin sebelumnya. Dengan melihat progres hasil kerja karyawan, perusahaan, khususnya Anda sebagai HR akan dimudahkan dalam merencanakan dan mengelola distribusi karyawan dalam perusahaan. Karena Anda dapat melihat grafik hasil kerja mereka. Bisa jadi seorang karyawan diterima di suatu bagian yang justru tidak membuatnya berkembang. Maka Anda dapat melihat fenomena tersebut dengan mudah  jika memiliki data karyawan yang menampilkan capaian mereka selama ini. Perubahan distribusi karyawan memang sedikit menyulitkan karyawan, namun efeknya membuat produktivitas karyawan tersebut meningkat.

5. Merencanakan Kebutuhan Pegawai

   Data karyawan yang dikelola akan memudahkan Anda membaca situasi dan kondisi perusahaan. Ketika perusahaan sudah saatnya membutuhkan pegawai, data karyawan yang akan berbicara dan memperkuat latar belakang Anda melakukan perekrutan. Anda juga dapat mengetahui dengan mudah divisi atau bagian mana yang sedang membutuhkan karyawan baru.

6. Pengawasan Saldo Cuti

   Data karyawan juga meliputi data mengenai cuti yang berhak diambil pada tahun tersebut. Begitu juga dengan sisa saldo cuti yang dapat diambil. Selain fungsi pengawasan, pengelolaan cuti karyawan juga akan mempengaruhi laporan bulanan Anda seperti halnya data kehadiran karyawan mempengaruhi laporan gaji. Jika data cuti terolah dengan baik, proses perizinan cuti akan lebih cepat selesai. Hal ini karena sisa jatah cuti akan dengan mudah terbaca, baik oleh karyawan yang mengajukan, maupun oleh atasan mereka. Sleekr juga dilengkapi dengan fitur cuti karyawan yang mempermudah Anda dalam menghitung cuti karyawan. Selain itu, karyawan juga dipermudah dalam mengajukan cuti online.

7. Kontrol Data Terpusat yang Memudahkan Divisi Lain untuk Menggunakannya

   Ketika data karyawan terolah dengan baik apalagi sudah terintegrasi dengan aplikasi HR, data tersebut akan terpusat. Sehingga siapapun akan mudah mengaksesnya. Tentu saja data yang sifatnya bukan konsumsi publik tetap dapat dibatasi siapa saja yang dapat mengakses. Mudah mengakses data karyawan juga akan berfungsi sebagai pendukung terwujudnya sinergi antar bagian dalam perusahaan.

8. Memudahkan Proses Evaluasi Perusahaan

   Dalam melakukan evaluasi kinerja perusahaan, Anda harus mengumpulkan data-data terkait karyawan selama satu tahun atau satu periode terakhir. Bahkan periode sebelumnya pun terkadang juga dibutuhkan. Jika Anda mengelola data karyawan dengan baik, Anda tidak akan kesulitan mengumpulkan data dan laporan karyawan yang terdahulu. Sehingga proses evaluasi perusahaan tidak membutuhkan waktu lama hanya karena Anda susah mencari data-data sebelumnya.

Poin-poin di atas adalah beberapa alasan krusial data karyawan harus dikelola dengan baik. Pengelolaan yang tersistem bisa Anda dapatkan dengan menggunakan bantuan aplikasi HR yang sekarang ini sudah banyak tersedia di Indonesia. Salah satu aplikasi tersebut adalah Talenta. Dengan segala macam fiturnya, Sleekr mampu menyelesaikan tugas administrasi Anda dengan efektif dan efisien. Termasuk dalam mengelola data karyawan. Kemudahan menyelesaikan laporan bulanan Anda berbanding lurus dengan pengelolaan data karyawan yang baik. Untuk informasi selengkapnya, klik di sini sekarang!