Sleekr Blog presented by Mekari

Sebagai seseorang yang bekerja di bidang HR, Anda tak hanya harus bertanggung jawab atas rekrutmen karyawan, tetapi juga ketika mereka memutuskan untuk resign. Masalahnya, tidak seperti rekrutmen karyawan yang bisa disiapkan dari jauh-jauh hari, karyawan resign tidak pernah tidak membuat Anda kaget. Hal tersebut selalu datang tanpa warning meskipun karyawan yang bersangkutan memiliki waktu minimal dua minggu hingga ia akhirnya benar-benar resign.

Untuk itu, Anda perlu mempersiapkan diri dari sekarang agar tidak bingung ketika ada seorang karyawan yang mengajukan resign. Jadi, apa saja yang harus Anda lakukan jika karyawan di kantor Anda mendadak memutuskan untuk mengundurkan diri?

Apa yang harus Anda lakukan saat ada karyawan mengajukan resign? (Source: Carey Ciuro – Flickr)

1. Tentukan Cara Terbaik untuk Menyampaikan pada Seluruh Karyawan

   Ketika seorang karyawan resign, para karyawan lain lah yang akan merasakan pengaruh dari pengunduran dirinya. Karenanya, Anda harus segera mengabarkan hal tersebut kepada mereka. Nah, Anda memang tidak dapat mengontrol reaksi mereka terhadap kabar yang akan Anda sampaikan. Namun, Anda bisa mengontrol cara komunikasi yang akan dilakukan untuk memprediksi reaksi mereka. Untuk itu, tidak ada salahnya berdiskusi dengan karyawan resign untuk menentukan cara terbaik dalam mengomunikasikan pengunduran dirinya.

   Sebelumnya, minta sang karyawan untuk menceritakan tentang hubungannya dengan para karyawan lain. Dari situ, Anda bisa menentukan apakah Anda yang harus mengomunikasikannya, apakah karyawan yang sebaiknya mengobrol dengan seluruh karyawan, apakah sebaiknya dilakukan melalui email, dan sebagainya. Sampaikan pula bahwa Anda juga akan berusaha agar proses transisi bisa berjalan semulus mungkin.

   Baca juga: 5 Cara Retensi Karyawan Paling Jitu untuk Perusahaan Anda

2. Cari Tahu Mengapa Karyawan ingin Resign

   Wajar apabila terbersit sedikit rasa marah atau tidak terima ketika seorang karyawan mengajukan resign. Namun, Anda tak boleh mengedepankan emosi Anda. Sebaliknya, kerahkan usaha terbaik untuk terlibat dalam percakapan yang positif dengan karyawan resign. Dari sini, Anda pun dapat mengetahui alasan sebenarnya di balik keputusan mereka resign.

   Memang, pada banyak kasus, Anda tak bisa melakukan apa-apa untuk mencegah karyawan. Terlebih jika ia mendapatkan tawaran lebih baik dari perusahaan lain. Namun, siapa tahu Anda bisa menemukan solusi untuk alasannya dan ia pun jadi berubah pikiran.

Segera susun rencana transisi begitu Anda menerima pengajuan resign dari karyawan. (Source: StockSnap – Pixabay)

1. Segera Buat Rencana Transisi

   Selanjutnya, ajak karyawan resign berdiskusi untuk menyusun rencana transisi. Penting bagi Anda untuk mengetahui seluruh tugas dan tanggung jawabnya, proyek-proyek yang dikerjakannya, dan para klien yang ditanganinya. Lalu, tulis informasi tersebut menjadi sebuah daftar yang komprehensif. Dengan begini, Anda bisa secara mudah menentukan karyawan lain mana yang cocok untuk menggantikan tugas-tugas dari karyawan resign. Mintalah ia untuk membantu karyawan-karyawan lain dalam mengerjakan tugas-tugasnya nanti. Jangan sampai ada proyek yang keteteran atau klien yang lupa ditangani setelah karyawan meninggalkan kantor.

   Baca juga: 4 Program Kesejahteraan Karyawan untuk Mengurangi Turnover

2. Lakukan Evaluasi, Apakah Anda Butuh Rekrutmen Baru

   Setelah menyusun rencana transisi dan memastikan bahwa karyawan resign sudah membagi ilmunya, Anda akan mendapat gambaran tentang seberapa banyak pekerjaan yang ditinggalkan oleh karyawan resign. Nah, kini saatnya Anda membandingkan informasi tersebut dengan beban kerja dan prioritas tim sehingga Anda bisa memutuskan apakah Anda butuh merekrut karyawan baru.

   Misalnya, Anda menyadari bahwa beban kerja di kantor sedang sangat tinggi sehingga Anda harus merekrut karyawan baru secepatnya. Atau mungkin proyek-proyek yang ada masih bisa ditangani dengan baik oleh para anggota tim lain. Lakukan pertimbangan ini secepat mungkin. Jangan sampai menunggu pekerjaan keteteran terlebih dulu untuk merekrut karyawan baru.

Jika semua proses transisi sudah berjalan lancar, kini saatnya Anda melakukan refleksi. Pikirkan kembali alasan di balik pengunduran diri karyawan, apakah sebetulnya masih ada hal yang bisa Anda usahakan untuk mencegahnya. Selain itu, Anda juga bisa memanfaatkan big data sebagai salah satu cara untuk memprediksi karyawan yang hendak resign. Dengan begitu, Anda bisa segera mengambil tindakan terbaik terkait hal tersebut. Selain itu, pertimbangkan pula hal-hal apa saja yang bisa Anda lakukan ke depannya untuk membuat karyawan betah bekerja di perusahaan sehingga angka karyawan resign dapat diminimalisir.

Sleekr, software HR #1 di Indonesia merupakan salah satu aplikasi HR terbaik yang dapat digunakan oleh perusahaan modern di Indonesia dan kini telah bergabung secara resmi dengan Talenta sejak tahun 2018.
Adapun keunggulan dari merge Sleeker+Talenta atau kini dikenal Mekari Talenta adalah sistem pengelolaan data karyawan yang jauh lebih mudah dan modern. Untuk informasi selengkapnya, hubungi tim Talenta di sini.